IT و چالش‌های پیش‌روی مدیران

مترجم: آذین صحابی

فرض کنید به فناوری نوینی احتیاج دارید اما منابع لازم را در اختیار ندارید. فرض کنید آنقدر سرتان شلوغ است و مشغول حل و فصل مشکلات هستید که دیگر وقتی برای برنامه‌ریزی برای آینده ندارید. فرض کنید آنقدر مقررات جدید برایتان وضع شده که فرصت نکرده‌اید کارمندانتان را با آنها آشنا کنید و حالا باید با گروهی کارمند که توانایی لازم را ندارند و از قابلیت‌های کافی برخوردار نیستند کار کرده برای حل مشکلات اقدام کنید. بسیاری از مدیران شرکت‌ها لازم نیست برای تصور این موقعیت‌ها به خود فشار بیاورند. اینها شرایطی هستند که کماکان برای هر مدیری پیش می آید و حقیقت این است که کار کردن در یک بازار متوسط مشکل‌تر است. شرکت‌هایی که درآمد سالانه‌یی بالغ بر 50 میلیون دلار تا یک میلیارد دلار دارند نیز با این مشکلات روبرو هستند. آنها نیز در کسب منابع، مدیریت زمان و رفتار با کارمندان با مشکل روبرو هستند. اما روش برخورد مدیرانی که در بازارهای متوسط فعالیت می‌کنند با روش برخورد همکاران ثروتمندتر آنها متفاوت است. هنگامی که در شرکت‌هایی با بازارهای بزرگ مشکلی پیش می‌آید آنها مستقیما موضوع را به مقامات بالاتر گزارش می‌کنند اما در شرکت‌های کوچک موضوع در ابتدا به مقامات رده دوم اطلاع داده می‌شود که این کار به نوبه خود برقراری ارتباط را مشکل می‌کند. «لاری مکاب» که نایب رییس یک گروه تحقیقاتی است که در زمینه بازارهای کوچک و متوسط فعالیت می‌کند، می‌گوید: «مدیران بازارهای متوسط همیشه در حال جنگند» اما سودی که نصیبشان می‌شود این است که اگر در این نبرد موفق شوند، از شرکت‌های بزرگ انعطاف‌پذیری بیشتری خواهند داشت. «مکاب» عقیده دارد که اگر این شرکت‌ها دوراندیش باشند و بتوانند وضعیت بازار را در آینده پیش بینی کنند، می‌توانند از یک شرکت بزرگ موفق تر باشند و بهتر بتوانند خود را با شرایط گوناگون سازگاری دهند.
مدیرعامل‌هایی که می‌توانند زیرکانه و با مهارت مشکلات پیش رویشان را از سر راه بردارند، اگر قدری نبوغ داشته باشند می‌توانند موفقیت خود را تضمین کنند. «لاری بونفانت» یکی از همین مدیرعاملان است که همیشه برای پیروزی در میدان نبرد، سلاح ابتکار و نوآوری را به کار می‌اندازد. این مدیر و افرادی نظیر او فیلسوفانه از چالش‌های پیش‌رویشان صحبت می‌کنند و می‌گویند که آنها باید دو یا سه برابر مدیران شرکت‌های سرآمد کار کنند تا موفق شوند. «لاری بونفانت» مدیرعامل انجمن تنیس ایالات متحده آمریکا (USTA) می گوید: «به نظر شما آیا مدیریت یک کسب و کار کوچک سخت‌تر از یک شرکت بزرگ است؟ بله قطعا همین طور است.» USTA یک سازمان 220 میلیون دلاری است که مسابقات سالانه تنیس US.Open را برگزار می‌کند. «بونفانت» عقیده دارد که در یک شرکت کوچک شما هر روز با چیز تازه‌یی مواجه می‌شوید و هیچ روزی مثل روز قبل نیست. مدیر عاملان شرکت‌های بزرگ می‌کوشند با پیش‌بینی چگونگی توسعه سیستم ها در آینده‌یی نزدیک، هزینه‌ها را به حداقل برسانند. اما در شرکت‌های متوسط این برنامه‌ریزی قدری دشوار است چرا که راهبران این موسسات با مسائل و مشکلات بسیاری مواجه هستند. این مدیران اینچنین رویه‌یی را به عنوان واکنش خود در برابر این تغییرات سریع می‌دانند و استراتژی های مرتبط با آن را، وسیله‌یی می‌دانند که توسط آن می‌توانند جایگاه خود را در بازار حفظ کنند. «لاری بونفانت» در اوایل کارش، به عنوان مدیر اجرایی بخش IT در یک شرکت بزرگ داروسازی مشغول فعالیت شد. او در آن شرکت، می‌توانست اگر با مشکلی نامعمول روبرو شد، برای حل آن به مقامات بالاتر مراجعه کند. اما حالا که شرکت کوچکی با تعداد محدودی کارمند دارد، باید شخصا در تمامی فعالیت ها حضور داشته باشد و مطمئن شودکه تمامی فعالیت‌ها به طرزی مناسب و کارآمد در جریان هستند.
حالا بیایید برای درک بیشتر قضیه به خود شرکت US.Open ، نگاهی بیندازیم. در مسابقات آخر تابستان 185 میلیون دلار عاید شرکت شد. «بونفانت» و هشت کارمند او برای بودجه تمام سال 6 میلیون دلار وضع کرده بودند و باید بخشی از این 6 میلیون دلار را صرف تهیه تجهیزات لازم برای برگزاری تورنمنت می‌کردند. مثلا آنها می‌بایست سیستم امتیاز دهی الکترونیکی به راه می‌انداختند و برای گزارشگران میکروفون‌های بی‌سیم تهیه می‌کردند. این مدیر و تیم فناوری اطلاعاتش به معنای واقعی تمام شهر نیویورک را گشتند تا اطمینان حاصل کنند که تجهیزات USTA درست کار می‌کند.
او می گوید:«تا خرخره در کار غرق شده بودم.» بونفانت این تورنمنت را «هیجان‌انگیز، لذت‌بخش و خسته‌کننده» توصیف می‌کند. مسابقات US.Open در آن سال هزاران تماشاگر داشت. اعضای USTA عمدتا از متخصصان ورزش تنیس هستند اما در IT ماهر نیستند. آنها از بونفانت توقع دارند که در تمامی جلسات آنها شرکت کند. او می‌گوید که برای موفقیت یک کسب و کار باید دایما برای بازاریابی موثرتر تلاش کنند و در همین حال کارمندان نیز مستمرا آموزش ببینند.
شکی نیست که منابع مالی شرکت‌های کوچک و متوسط از منابع مالی شرکت‌های بزرگ محدودتر است. از این رو صاحبان این شرکت‌ها سعی می‌کنند با همان بودجه محدودشان، نیازهای تکنولوژیکی خود را برآورده سازنند. مثلا یکی از روش‌های مورد استفاده این مدیرعاملان این است که به جای خرید فناوری آن را اجاره می‌کنند: مثلا با شرکت‌هایی چون Cisco| Dell و IBM قرارداد می‌‌بندند و به مدت سه یا چهار سال تجهیزات تکنولوژی را اجاره می‌کنند. در ضمن بر طبق این قراردادها هزینه رفع اشکالات این تجهیزات بر عهده شرکت‌هایی است که صاحب آنها هستند. این شرکت‌های کوچک هزینه استفاده از این فناوری‌ها را جزیی از مخارج ماهانه خود می‌دانند. آنها عقیده ندارند که با صرف این هزینه‌ها، بخشی از سرمایه‌شان از دست می‌رود و باید جایگزین شود.
«گرگ سیک»، مدیرعامل شرکت Vision Quest که سالانه درآمدی بالغ بر 70 میلیون دلار دارد، یکی از همین مدیرانی است که از این شیوه بهره گرفته‌ است. «سیک» می‌گوید: «شاید بگویند که مخارج ثابت من چرا اینقدر تغییر می‌کنند اما چون فناوری قدیمی ما بهبود یافته جای خود را به تکنولوژی جدید می‌دهد، می‌تواند مخارج ‌ما را تامین کند.از این رو بدون یک سرمایه‌گذاری هنگفت و جدید می‌توانیم به تعادل برسیم.» او می‌گوید که روابط او با این شرکت های فناوری برای تامین نیازهایش حیاتی هستند. مثلا هنگامی که او با شرکت IBM قرارداد چهارماهه‌یی امضا کرد تا این شرکت بزرگ کامپیوتری شبکه‌یی با دامنه وسیع (WAN) خلق کند، «سیک» اصرار کرد تا IBM یک مدیر پروژه تمام وقت نیز در اختیار او بگذارد تا سیک مجبور نشود برای انجام این کار کارمند جدیدی استخدام کند یا به یکی از کارکنانش آموزش دهد. نتیجه این مراوده این شد که شرکت توانست حداقل 75 هزاردلار صرفه‌جویی کند. «گرگ سیک» می‌گوید که او قصد دارد برای ارتقای نرم‌افزار Lawson از نسخه 22/7 به نسخه 03/8 نیز از همین روش استفاده کند.
چالش دیگری نیز پیش روی مدیران شرکت‌های کوچک و متوسط وجود دارد: برای تمامی مدیرعاملان مهم است که کارمندانی تیزهوش، خلاق و مستعد استخدام کنند. اما به نقل از بررسی "The State of CIO 2006" این کار برای این شرکت‌های نه چندان بزرگ دشوار است. شرکت‌های بزرگی که بودجه کلان در اختیار دارند، براحتی می‌توانند به این گونه کارمندان حقوق بیشتری پرداخت کنند اما در شرکت‌های متوسط و کوچک، کارمندان بخش فناوری اطلاعات بیش از اندازه کار می‌کنند چرا که نیروی انسانی کافی وجود ندارد و به همین دلیل سریع فرسوده می‌شوند و بسیاری از این کارمندان مستعد، از موسسات کوچک بیرون می‌آیند تابه سازمان‌هایی بزرگتر و ثروتمندتر بروند. مدیرعامل شرکت Cascade Design راه‌حلی برای این مشکل پیدا کرده است: «کن میدل» پس از مدت‌ها جست و جو برای یافتن یک برنامه ریز کارآمد، راه حلی پیدا کرد. او تصمیم گرفت فارغ‌التحصیلان دانشگاه را مستقیما جذب کند و تمامی خواسته‌های آنان برای انجام کار دلخواهشان را برآورده کند: انعطاف‌پذیری، آزادی شخصی و صد البته ابزار و لوازم مسافرت و پیک‌نیک! تا به امروز این استراتژی بسیار خوب پاسخگو بوده است. میدل برای این کار به کالج‌های محلی می‌رفت و با آن دسته از متخصصان کامپیوتر که جویای کار بودند، مصاحبه می‌کرد. در ابتدا آنها زیاد از او استقبال نکردند ولی میدل قول داد که با بقیه شرکت‌ها که نمی‌توانند بیش از یک میز در اختیار آنها بگذارند، تفاوت دارد. میدل معتقد است که جذب نیروهای مستعد محلی اصلا اشکالی ندارد و اگر هم جوان باشند خیلی بهتر است. هنگامی که او این نیروهای تازه نفس رابه کار گرفت، سخت تلاش کرد تا آنها را حفظ کند. این لزوما به معنای این نبود که حقوق گزافی به آنان پرداخت کند. بلکه اساس کار بر انعطاف پذیری بود. وقتی که این جوانان چند روز در شرکت‌ کار می‌کردند، مشتاق می‌شدند و در منزل هم به کار مشغول می شدند. وقتی مدیرعامل مطمئن می‌شد که کارآمد و قابل اعتمادند، به آنها اجازه می‌داد که هر پروژه‌یی که بیشتر به آن علاقه‌مندند را انتخاب کنند.
یکی دیگر از امتیازهای جالبی که Cascade برای این جوانان علاقه‌مند فراهم کرده این است که برای آن کارمندانی که علاقه به تفریح در فضای باز داشتند، این گونه امکانات را فراهم می‌کند: وسایلی چون: کیسه خواب، چادرسفری، کفش برفی، کوله‌پشتی، اجاق‌های سفری و اسبابی از این دست. با وجودی که شرکت این ابزار را به رایگان در اختیار کارمندان جوانش نمی‌گذارد اما قیمت فروش آنها بسیار ارزانتر از فروشگاههای معمولی است. در نگاه اول مدیران این شرکت‌های کوچک و متوسط با چالش های گوناگونی نظیر دیگر شرکت‌ها روبرو هستند چون: استخدام کارمندان مستعد، سرمایه‌گذاری و مدیریت زمان. اما علاوه بر اینها این راهبران کسب و کارهای کوچک و متوسط باید دایما سعی کنند تا از منابع در دسترس به حد اعلاء استفاده کنند و در آخر هم بتوانند سود ببرند و این کاری بسیار دشوار است اما بکارگیری موفقیت‌آمیز فناوری اطلاعات می تواند برای نیل به این هدف مدیران را یاری دهد. «کن میدل» می‌گوید:«بکارگیری تکنولوژی در شرکتی مثل شرکت من، هم هیجان‌انگیز است و هم خسته‌کننده. اما هر روز وقتی کارم تمام می‌شود، با خودم می گویم اگر در یکی از بزرگترین شرکت‌های دنیا هم کار می‌کردم، اینقدر لذت نمی‌بردم که از کار در موسسه کوچک خودم خوشحال و خرسندم.»

به نقل از روزنامه‌ی تفاهم