به سوی جامعه اطلاعاتی 

پیتر ویل و جین روس از محققان مرکز پژوهشهای نظامهای اطلاعاتی امریکا (CISR) پس از مطالعه و بررسی فعالیتهای مربوط به هدایت و بکارگیری فناوری اطلاعات در صدها شرکت، توجه به ده اصل زیر را در افزایش ارزش‌آفرینی فعالیتهای مبتنی بر فناوری اطلاعات موثر دانسته‌اند:

1- طراحی فعالانه سازکار هدایت و اجرا: کسب و کارهای مختلف از شیوه‌های گوناگونی برای این منظور استفاده می‌کنند. این شیوه‌ها معمولا از برآوردن برخی نیازهای اولیه و گاه مقطعی شروع می‌شود، اما مدیریت باید به‌دنبال استقرار نظامی مبتنی بر اهداف اساسی سازمان باشد. برخورد فعالانه مستلزم هدایت امور توسط مدیران ارشد، تخصیص منابع، توجه و پشتیبانی از فرایند است. بازنگری و بهبود منظم، بهره‌گیری از کمترین سازوکارهای موثر ممکن، انسجام در اثربخشی، درک جامع از کارکرد مجموعه و هدایت آن توسط مجموعه کوچکی از افراد که نیازهای کسب و کار را بخوبی می‌شناسند، از دیگر جنبه‌های هدایت و اجرای فعالانه است.

2- دانستن زمان مناسب طراحی دوباره: بازنگری در ساختار کلی مستلزم فراگیری نقشها و روابط جدید است. یادگیری زمانبر است، لیکن طراحی دوباره نیز بندرت انجام می‌شود. در این زمینه باید به رفتارهایی توجه کرد که باید در چارچوب راهبرد سازمان تغییر کنند. یونیسف از فناوری اطلاعات برای تغییر در عملیات و بهبود تسهیم جهانی، مدیریت اطلاعات، شفافیت و ارتباطات استفاده کرده است که البته، تغییر مزبور جنبه‌های مختلف دیگری را نیز شامل می‌شد که اجرای آن ماهها طول کشید. در این نوع از تغییر، می‌توان از فناوری اطلاعات به‌عنوان مشوقی برای تغییر در دیگر ابعاد سود جست.

3-درگیر کردن مدیران ارشد: بر اساس بررسیهای انجام شده، بنگاههایی که مدیران ارشدش درگیری بیشتری در امور داشته‌اند، از سازکار هدایتی موثرتری برخوردار بوده‌اند. آنان باید به تصمیمات راهبردی بپردازند و به‌همین ترتیب، مدیران اجرایی نیز در سطوح کمیته‌ها، فرایندهای تایید و تثبیت و نیز بازنگری عملکرد ایفای نقش کنند. همواره باید از ارتباط مناسب سطوح سلسله‌مراتب سازمان با یکدیگر و بویژه توجه مدیران ارشد به اقدامات اطمینان حاصل کرد. اغلب مدیران ارشد علاقه‌مند به ایفای نقش هستند، لیکن نمی‌دانند چه کنند. بهتر است در چارچوب فعالیتهای مربوط به هدایت امور فناوری اطلاعات، نقشهای متناظری برای آنان تعریف و تشریح شود.

4-تعیین گزینه‌های مناسب: هدایت مناسب، همانند راهبرد مناسب مستلزم اتخاذ گزینه‌هاست. نمی‌توان به‌تمامی اهداف دست یافت، لیکن می‌توان و باید اهداف متضاد را برای بحث و تبادل نظر مشخص کرد. با این‌حال، سبک و سنگین تعداد زیادی از اهداف منجر به پیچیدگی کار می‌شود. با چند اصل ساده و شفاف کسب و کار می‌توان تحلیل مناسبی ارائه کرد و بویژه اصول منعکس‌کننده آنها را در فناوری اطلاعات تعیین کرد. توجه به نیازها و خواسته‌‌های ذی‌نفعان و گروههای مختلف و دست‌یابی به یک اجماع اولیه منجر به تسهیل و رفع تنش بین اهداف خواهد شد.

5-شفاف کردن فرایند مستثنی‌سازی: استثنائات، وضعیت کنونی و بویژه، معماری فناوری اطلاعات و زیرساخت را به چالش می‌کشد. برخی الزامات مربوط به استثنائات از سبک رفتاری نشات می‌گیرند، ولی بسیاری از آنها از تحقق نیازهای کسب و کار ناشی می‌شوند. سه عنصر اساسی در رویه مستثنی‌سازی عبارت است از: تعریف شفاف فرایند و درک آن توسط همه افراد، دسترسی سریع مدیریت ارشد به اطلاعات مربوط به وضعیت و انطباق استثنائات با معماری کسب و کار و تکمیل فرایند یادگیری سازمانی. استثنائات به‌عنوان سوپاپ اطمینان تلقی می‌شوند و در بسیاری موارد منجر به کاهش فشارها و اعمال سازکارهای موثر در شرایط ویژه می‌شوند.

6-ایجاد انگیزه‌بخشهای مناسب: باید بین انگیزه‌ها و نظامهای پاداش همسویی لازم را برقرار کرد. بر این‌اساس باید رفتارهای مختلف مورد ملاحظه قرار گیرند. تمامی این موارد نیز باید با اهداف سازمان همسو باشند. از مهمترین موضوعات در این زمینه می‌توان به هم‌افزایی، خودمختاری یا حتی ترکیب واحدهای کسب و کار اشاره کرد. اگر نظام هدایت فناوری اطلاعات بدرستی طراحی شد، ولی هنوز موثر نبود، باید ابتدا به سراغ انگیزه‌ها رفت.

7-تعیین مالکیت و پاسخگویی نسبت به سازکار هدایتی: هدایت فناوری اطلاعات همچون هر فعالیت دیگر در سازمان باید مالک و پاسخگویی داشته باشد. گروه مربوط باید در زمینه طراحی سازوکار هدایتی، اجرا و عملکرد آن به فعالیت بپردازد. البته، سازوکار هدایتی نباید منفک از دیگر فعالیتهای کلیدی باشد و گروه مزبور نیز نباید فقط به این امر بپردازد. اعتبار، اثربخشی هزینه، وجاهت قانونی، امنیت و چارچوب راهبردی نظام مزبور از اهمیت بسزایی برخوردار است.

8- طراحی سازکار هدایتی در چندین سطح سازمانی: در شروع باید به تعداد محدودی از راهبردها و اهداف سازمانی در این زمینه توجه کرد. بویژه، چنانچه کسب و کار از بخشهای کاری، واحدهای اجرایی یا جغرافیایی متععدی برخوردار باشد، سازوکارهای هدایتی مجزا ولی مرتبط با هم ضروری است. بهتر است، این یکپارچگی از واحدهای جزئی کسب و کار شروع شود و سپس به کل سازمان تسری یابد.

9- شفاف‌سازی و آموزش: هر چند انجام کامل این کار با محدودیتهای روبرو است، لیکن توجه به هر یک از آنها منجر به تاثیرگذاری بر دیگری می‌شود. در هر صورت، تحقق آن باعث اعتماد بیشتر به سازوکار هدایتی خواهد شد. از پورتال‌ها و اینترانت می‌توان سازوکارهای مختلف را به ‌هم مرتبط کرد. در این پورتال‌ها، وظایف، ابزارها، مقررات، منابع و محصولات تشریح می‌شود. هر چه فرایند هدایت مبهمتر باشد، تعداد کمتری از افراد از آن پیروی خواهند کرد. مستندسازی مناسب نقش موثری در موفقیت سازکار هدایتی ایفا می‌کند.

10- بکارگیری سازکار مشترک در شش سرمایه اساسی: در بخشهای اساسی سازمان باید سازگاری و هم‌افزایی لازم را برقرار کرد. به‌عنوان مثال، چنانچه سازمان در بخش فروش از مشتریان وفادار برخوردار باشد، ولی تولید یا تحقیق و توسعه نتوانند محصول مناسبی ارائه کنند، ارزش سازمان سقوط خواهد کرد. همچنین، چنانچه افراد خلاق از طریق اطلاعات و فناوری مناسب تغذیه نشوند، باز انحطاط در انتظار سازمان خواهد بود. هماهنگی و همسویی مزبور نیز باید در راستای نتایج مطلوب قرار گیرد.

هوشمندی
کسب و کارهای نوین

امروزه سطح تعاملات تجاری به‌نحوی است که دیگر روابط خطی مرسوم پاسخگو نیست. در رویکرد سنتی، مواد و قطعات از سوی تامین‌کنندگان به سازمانها ارائه می‌شد و سازمانها نیز با فراوری آنها، محصول نهایی را در اختیار مشتری قرار می‌دادند. در رویکرد نوین، مشتریان با شبکه‌ای از سرمایه‌گذاران، تامین‌کنندگان و ارائه‌کنندگان کالا و خدمات روبرو هستند. مجموعه کسب و کار نیز از چنین وضعیتی برخوردارند و مطمئنا، تحلیل چنین سطحی از پیچیدگی مستلزم بهره‌مندی از منطق و ابزارهای نوین است. هر یک از اجزای مجموعه مزبور به‌دنبال شناسایی و استفاده از فرصتهای موجود یا پیش رو هستند. داده‌ها به‌طور چشمگیری در حال افزایش هستند، به‌طوری‌که هر سال میزان آنها دو برابر می‌شود و شاید به‌همین میزان بر عدم قطعیت آنها افزوده می‌شود. ابزارهای سنتی فناوری اطلاعات نیز چندان کارآمد نیستند و فقط در برخی شرایط قادر به افزایش سرعت یا کاهش هزینه‌ها هستند. بنابراین باید راهی دیگر را در پیش گرفت.

نکته کلیدی، افزایش قدرت سازمان در عرصه رقابتی است و معماری فناوری اطلاعات به‌عنوان ابزاری تلفیقی از کسب و کار و فناوری اطلاعات است که برای این امر مورد ملاحظه قرار گرفته است. در واقع، معماری فناوری اطلاعات مبین بایدها و نبایدها یا رفتارهای مجاز و غیر مجاز در سطوح مختلف سازمان است. در واقع این رویکرد به‌عنوان بخشی از راهبرد سازمان تلقی می‌شود و بویژه بر اولویتها و چگونگی‌ها، آن هم از منظر فناوری اطلاعات، تاکید می‌ورزد. به‌عبارت دیگر، معماری فناوری اطلاعات با نگاشت ابزار فناوری اطلاعات و راهبردهای مربوط در فرایندهای مدیریتی، پشتیبانی و اجرایی سازمان سر و کار دارد. ممکن است هر یک از اجزای کسب و کار بتوانند نیازهای خود و نحوه برآوردن آنها را بدانند و حتی از خبرگی بالایی در این زمینه برخوردار باشند، ولی ممکن است از طرف دیگر دچار درک نامناسب از کلیت مجموعه شوند. معماری فناوری اطلاعات با درک چارچوب کلی و مورد ملاحظه قرار دادن آن به اتخاذ سیاستهای جامع و مناسب کمک می‌کند و از این طریق، ارزشها و مزیتها را ارتقا می‌دهد. بنابراین، گرچه معماری فناوری اطلاعات بر یکپارچگی و هم‌افزایی اجزا تاکید می‌ورزد، لیکن در برخی مقاطع با کاهش استقلال و خودمختاری اجزای یاد شده خود باعث کاهش انعطاف‌پذیری و کاهش چالاکی سازمان می‌شود.

برای آنکه تنشها و نوسانات به حداقل ممکن برسد و منافع تک‌تک اجزا در حرکت یکپارچه جمعی حفظ شود، معماری فناوری اطلاعات بر محتوا تاکید ویژه‌ای دارد و از این منظر اقدام به استانداردسازی، یکپارچه‌سازی، تلفیق و ارتقای کیفیت داده‌ها و اطلاعات مندرج در محتوا می‌کند. در این راستا بویژه در دو دهه اخیر، پایگاههای داده‌های تحلیلی تکامل زیادی یافته‌اند، به‌طوری‌که امروزه به‌عنوان پشتیبان تصمیم‌گیری و اجرا در هر مقطعی از قابلیت بهره‌برداری برخوردارند. البته، پایگاههای یاد شده متفاوت از پایگاههای عملیاتی جزء هستند. پایگاههای مزبور از نظر وسعت زمانی، سطح پردازش ‌شدگی و بلوغ، شمول عوامل مختلف کسب و کار و نیز قابلیت پاسخگویی مناسب و فراگیر به کاربران متفاوت و پیشرفته‌تر از پایگاههای داده‌های عملیاتی هستند. شناسایی و ردیابی فرصتها، تهدیدها، نقاط ضعف و قوت و نیز عوامل موثر بر تک‌تک آنها در حال و آینده از مهمترین کارکردهای پایگاه داده‌های تحلیلی است. ایجاد هوشمندی در این سطح منجر به ایجاد شبکه فراگیر، الگوبرداری از بهترینها و کسب مشورت و انجام گروهی کارها خواهد شد. کافی است کاری یک بار به‌طور موفقیت‌آمیز در سطح شبکه انجام شود؛ این موضوع به‌سرعت در آن توسعه خواهد یافت. همچنین، مساعی را می‌توان با استفاده از روشهایی مانند مهندسی همزمان، به‌طور هماهنگ و همسو دنبال کرد. همه این موارد باید کمک کند تا درک درستی از گذشته، حال و آینده سازمان ایجاد و تحول مثبتی در راستای کسب مزیت رقابتی در آن اعمال شود.

معماری فناوری اطلاعات زمانی موفقیت‌آمیز است که بتواند تلفیقی مناسب از عوامل اساسی موفقیت کسب و کار، برنامه‌های کاربردی و زیرساختها ایجاد کند. به‌عبارت دیگر، ضروری است خط سیری از سخت‌افزارها و برنامه‌های کاربردی تا فرایندهای اجرایی، پشتیبانی و نهایتا عوامل کلیدی کسب و کار ایجاد کرد. ایجاد چنین ساختار و چارچوبی هدف اساسی معماری فناوری اطلاعات است. در چنین شرایطی باید ایجاد ترکیبی بهینه را دنبال کرد که بر اساس آن بتوان به ساختاری روان و انعطاف‌پذیر دست یافت. این موضوع در بعد کسب و کار و فرایندهای مربوط نیز ایجاب‌کننده مهندسی دوباره است و البته، مهمترین موضوع در این راستا، تداوم بخشیدن به کسب مزیت از دیدگاهها و چارچوبهای جدید و از جمله، معماری فناوری اطلاعات استقرار یافته است. این مهم به نحوه هدایت و رهبری مجموعه و مقدورات بستگی دارد و اینکه چگونه بتوان به مرور زمان درک درستی از اولویتها ایجاد و نوسانات را کنترل کرد.

بخشی از معماری فناوری اطلاعات به تحقیق و توسعه در امور کسب و کار و فناوری اطلاعات اشاره دارد که بر این اساس، ایجاد افقهای راهبردی در مجموعه و تنظیم فرایندهای مورد نیاز مورد ملاحظه قرار می‌گیرد. در واقع، سازمانهای بهره‌مند از سازکار معماری فناوری اطلاعات با پیچیدگیها و ابهامات زیادی روبرو هستند. آنها باید از یک سو، پیچیدگی کسب و کار، فناوری اطلاعات مورد استفاده، هزینه‌های مرتبط و مشکلات استقرار و از سوی دیگر، نتایج مبهم ناشی از بکارگیری چنین سازکارهایی را مورد ملاحظه قرار دهند.

در عین حال باید قابلیتهای نیروی انسانی نیز ارتقا یابد. به‌طور کلی می‌توان سه نوع مهارت کسب و کار، تحلیل روندها و فناوری اطلاعات را در زمره مهارتهای مورد نیاز در استقرار معماری فناوری اطلاعات بر شمرد. البته، مهارتهای مزبور برای افراد سطوح مختلف متفاوت است، ولی منطقی این است که افراد با درک پدیده‌های کسب و کار، بهره‌گیری از روشهای جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها و نیز نگهداری و انتقال اطلاعات، هوشمندی مجموعه کسب و کار را تضمین کنند.

منبع:مجله تدبیر- شماره182