مدیریت راهبردی و نیازهای اطلاعاتی^*

نوشته: ریما سائومی

ترجمه: سیمین بردبار

کارشناس ارشد کتابداری و اطلاع‎رسانی

 

کلیدواژه‎ها

مدیریت منابع اطلاعاتی        مدیریت نظام‎های اطلاعاتی  روش‎های مدیریتی 

نیازهای اطلاعاتی                    عرضه و تقاضای اطلاعات    برنامه‎ریزی راهبردی

 

چکیده

جامعة ما با سرعت روزافزونی به سوی اطلاعاتی شدن پیش می‎رود| در حالی که بهره‎دهی بخش اطلاعات آن طور که باید نیست. برداشت نادرست مدیریت راهبردی| یا به عبارت دیگر مدیریت منابع اطلاعاتی| از نقش و ویژگی اطلاعات یکی از علل این ناکارآیی است. تصویری که در این مقاله ارائه می‎شود از روند تحولات و برخی از تناقضاتی است که بر مدیریت منابع اطلاعاتی اثر می‎گذارد. برای اداره صحیح منابع اطلاعاتی| شیوه‎ها یا الگوهای مدیریت و تناقضات و مشترکات آنها مشخص می‎گردد| تا بلکه بتوان به یک الگوی رضایت‎بخش از مدیرت منابع اطلاعاتی دست یافت. در خاتمه| دربارة نقشی که پژوهشگر آینده در سه سناریوی مدیریت منابع اطلاعاتی در آینده – سناریوی بی‎طرفی| سناریوی بدبینانه و سناریوی خوش‎بینانه بازی می‎کند بحث و نتیجه‎گیری می‎شود.

می‎گویند که ما در حال ورود به یک جامعة اطلاعاتی هستیم. در بسیاری از کشورها| بخشی از تولید ناخالص ملی که همواره در حال رشد است در مراحل تولید| انتقال| عمل‎‎آوری ماشینی یا دستی اطلاعات و به عبارت دیگر| پردازش اطلاعات فراهم می‎شود. به موازات این جریان| با محاسبه سرمایه‎گذاری عظیمی که در فن آوری اطلاعاتی شده احساس می شود که بهره‎دهی بخش اطلاعاتی جامعه آن طور که باید نیست. مبنای نظریه‎ای که در این مقاله ارائه می‎شود. بر این نگرش است که سهمی از ناکارآیی اطلاعاتی از عقاید نادرست ما دربارة اطلاعات| ارزش‎ها و ویژگی‎های آن سرچشمه می‎گیرد. مدیریت راهبردی برداشت نادرستی از نقش اطلاعات و ویژگی آن داشته است.

 

جامعه با اضافه‎بار اطلاعاتی

اطلاعاتی شدن جامعة ما منجر به یک اضافه‎بار اطلاعاتی گردیده است. ارتباط جمعی| واقعی‎تر از همیشه| احساس می‎شود: پحش برنامه‎های رادیویی و تلویزیونی در بسیاری از کشورها آزاد شده و انواع کانال‎های کابلی و هوایی به منازل راه یافته‎اند. همزمان با این جریان| رادیو و تلویزیون‎های محلی نیز نقش مهمی ایفا می‎کنند. تعداد روزنامه‎های عمومی نیز افزایش می‎یابد و ما شاهد گروه بی‎شمار نشریات تخصصی هستیم که برای مشتری‎های گوناگون تهیه می‎شوند.

دانستنی‎های علمی نیز وضعیت مشابهی دارد. دانشگاه‎ها و مؤسسات تحقیقاتی سراسر جهان با سرعتی روزافزون گزارش‎های تحقیقی بسیار خود را ارائه می‎دهند. برای این که تصویر روشنی از واقعیت داشته باشید| کافی است به بخش تهیه مدارک یک کتابخانه که نسخه‎های رایگان مواد چاپی را دریافت می‎کند| نظری بیفکنید. می‎گویند دانشمندان کنونی| هشتاد درصد کل دانشمندانی را که تاکنون زیسته‎اند تشکیل می‎دهند. اما چه کسی به تمام این اطلاعات نیاز دارد؟ یا در صورت نیاز| وقت فراگرفتن و استفاده از تمام آنها را دارد؟ بر طبق یک برآورد| تولید اطلاعات در جهان هر سال سی درصد افزایش می‎یابد؛ در صورتی که نرخ رشد مصرف سالانه فقط سه درصد است. این بدان معناست که قسمت اعظم این افزایش تولید| بی‎استفاده می‎ماند.

به سادگی نتیجه می‎گیریم که این امر از نظر اقتصاد عمومی عاقلانه نیست. اما چه باید کرد؟ یکی از اولین قدم‎ها| درک ماهیت واقعی اطلاعات است. اطلاعات را نمی‎توان در چارچوب همان قوانین اقتصادی که حاکم بر فرآورده‎های مادی سنتی است| داد و ستد کرد.

بی‎ثباتی در عرضه و تقاضای اطلاعات| مشکلات را به اوج می‎رساند؛ زیرا مکانیسم کنترلی بین عرضه و تقاضای اطلاعات| آن چنان که در سایر کالاهای عمومی وجود دارد| موجود نیست. میزان اضافه تولید اطلاعاتی نه در انبارها قابل رؤیت است و نه در ترازنامه‎ها| و در این امر در تهیه اطلاعات نیز صادق است. به علاوه| اطلاعات اضافی می‎تواند زندگی استفاده‎کننده نهایی را به طور جدی مختل کند. اطلاعات اضافی بیهوده است؛ یک ضرب‎المثل قدیمی می‎گوید: "هر که بیش‎تر می‎داند بیش‎تر رنج می‎برد".

از آنجا که اطلاعات از بین نمی‎رود| تولید و توزیع بسیار زیاد آن نیز امکان‎پذیر می‎گردد. تا زمانی که در استفاده از اطلاعات| محدودیت قانونی یا محدودیت‎های دیگر وجود ندارد| فروشنده پس از هر فروش| باز هم از آن اطلاعات استفاده می‎کند؛ هر چند با هر بار فروش| ارزش اطلاعات برای فروشنده‎اش می‎تواند تقلیل یابد. تهیة اولین نسخه یک مجموعة اطلاعاتی معمولاً گران تمام می‎شود| و به این دلیل بر اساس قانون طبیعی بازار| این اطلاعات آنقدر مورد داد و ستد قرار می‎گیرد تا سود نهایی برای نسخه‎های آخر تقریباً به صفر برسد. مشاهده می‎شود که چگونه یک داستان ابتدا به عنوان سناریوی یک فیلم سینمایی| بعد یک فیلم ویدیویی| سپس یک کتاب| آنگاه یک کتاب جیبی و در نهایت برای یک کار کمدی فروخته می‎شود و درآمد حاصل از هر نسخه همواره تنزل می‎یابد.

به هر حال| بر خلاف محصولات دیگر| اطلاعات هر چه بیش‎تر مورد استفاده قرار گیرد| غنی‎تر می‎گردد. استفاده مداوم از اطلاعات سبب تجلی آرا و مفاهیم جدید و حذف اشتباهات احتمالی در حین استفاده از آن می‎گردد. اطلاعات درست همچنان که به طور مداوم در جریان است| حفظ می‎شود و اطلاعات نادرست به سرعت از بازار محو می‎گردد.

همة این‎ها گواه بر این است که تولید و توزیع هر چه سریع‎تر اطلاعات| دلخواه همه است. بر این حقیقت هم باید تأکید کرد که اطلاعات استفاده نشده| اغلب به سرعت رو به زوال می‎گذارد.

نظریه‎های مستدل و کلاسیک دربارة تصمیم‎گیری – نظریه‎هایی که متخصصان نظام اطلاعاتی به طور تلویحی یا صراحتاً بر سر آن‎ها توافق دارند – بر این فرضیه بنا شده‎اند که تصمیم‎گیران| داده‎ها را برای نیازهای از پیش مشخص شده گردآوری می‎کنند.

متأسفانه این فرض در اغلب موارد صادق نیست. هم افراد و هم سازمان‎ها| داده‎ها را برای رفع نیازهای تعیین نشدة آینده گردآوری می‎کنند| درست مانند سنجاب‎ها که برای زمستان سرد و طولانی| آذوقه جمع می‎کنند. ولی آذوقة جمع شده| نظیر اطلاعات گردآوری شده| در طول زمستانی طولانی| فراموش می‎شود.

 

ریشة غریزة دیرینه جمع‎آوری اطلاعات

یک دلیل مهم برای جمع‎آوری اطلاعات| ارزش نمادین آن است. اطلاع داشتن موجب شأن و منزلت است| چون که اطلاعات زیاد| نشان از تخصص و دانش صاحبان آن دارد. در عین حال| باید به مردم اطمینان داد که کلیة اطلاعات ارائه شده توسط صاحبان انبوه داده‎ها| واقعاً بر اساس داده‎های آن‎ها تهیه شده است. اگر متخصصان در مصاحبه‎های تلویزیونی در مقابل قفسه‎های بزرگ کتاب یا پایانه‎های رایانه‎ای جدید می‎نشینند| تصادفی نیست. آن‎ها با استفاده از اطلاعات به عنوان یک نماد| در حقیقت می‎خواهند بر تخصصشان تأکید ‎کنند. این ارزش نمادین اطلاعات ارتباطی با سودمندی آن ندارد.

ما پذیرفته‎ایم که محصولات مادی را نه فقط برای سودمندی‎شان| بلکه برای ارزش نمادین‎شان یا موقعیت‎شان خریداری کنیم. ولی این نوع برداشت از اطلاعات هنوز تازه است.

تولید و مصرف اطلاعات| بخصوص در سازمان‎های بزرگ به علت وجود دیوان‎سالاری| بسیار زیاد است. اطلاعات توسط افرادی تهیه و استفاده می‎شود که هیچ ارتباطی با هم ندارند| و توجه لازم به تهیه آن نیز همواره به طور خود به خود انجام می‎پذیرد. سازمان‎های اجرایی باید در جهتی حرکت کنند که استفاده‎کننده نهایی بتواند دربارة میزان و کیفیت داده‎هایی که باید گردآوری یا خریداری شود| تصمیم بگیرد و بر آن مؤثر باشد. چنین تدابیری نه تنها از نظر اقتصاد اطلاعات سودمند خواهد بود| بلکه انگیزة همة کسانی را که در این عرصه کار می‎کنند افزایش خواهد داد.

گذشته از این| اطلاعات یک کالای محسوس و قابل لمس محسوب نمی‎شود و تولید| توزیع و مصرف مؤثر آن را نمی‎توان پیرو قوانین مشابه قوانین بازار| که بر محصولات مادی حاکم است دانست. استفاده‎کنندگان باید بهای هر فقره اطلاعات را بپردازند| و ا ین بها را ارزش اطلاعات به دست آمده مشخص می‎کند. به این طریق| بین عرضه و تقاضای اطلاعات توازن برقرار می‎شود.

و سرانجام باید یادآور شد که در صحنة رقابت بین شرکت‎های جدید| منابع اطلاعاتی نقشی مهم و کلیدی دارند و مدیریت راهبردی را می‎توان تا حدود زیادی – البته نه به طور مطلق – به مدیریت منابع اطلاعاتی تعبیر کرد. مدیریت منابع اطلاعاتی را نیز نمی‎توان در درجة دوم اهمیت قرار داد. بیایید درک بهتر از مدیریت منابع اطلاعاتی در همه سطوح اجتماعی – کل جامعه| سازمان‎ها و در نهایت تک تک افراد را آرزو کنیم.

 

روش‎های گوناگون برای مدیریت صحیح منابع اطلاعاتی

مدیریت منابع اطلاعاتی موضوعی پیچیده و محتاج توجه مداوم است. برای اداره صحیح منابع اطلاعاتی فقط یک راه وجود ندارد و در این راه| لازم است عوامل احتمالی داخلی و خارجی بسیاری را که سازمان‎ها را از یکدیگر متمایز می‎کنند| به حساب آوریم تا شاید بتوانیم فقط روش‎های رضایتبخش – و نه لزوماً مطلوب – در مدیریت منابع اطلاعاتی را استنتاج کنیم.

چون احتمال زیاد دارد که این نظر مورد اعتراض قرار گیرد| بهتر است در این مرحله از یک مثال استفاده کنیم. تصور کنید به لوله‎کشی مراجعه کرده‎اید که برای حل هر مشکلی ابزار و روش‎های یکسان به کار می‎برد  و مثلاً چه در موردی که از سوراخی آب نشت می‎کند یا سوپاپ رادیاتوری نیاز به سرویس دارد و چه هنگامی که در خطوط اصلی| باید لوله‎ای تعویض گردد| همواره از چکش بزرگ خود استفاده می‎کند. من تردید دارم که چنین لوله‎کشی مراجعان زیادی داشته باشد. هم اکنون برخی از مدیران منابع اطلاعاتی که در شماری از سازمان‎ها مشغول به کار هستند با شیوه‎ای مشابه این لوله‎کش کار می‎کنند. مدیران منابع اطلاعاتی اغلب بدون توجه به نوع مشکلات سازمانی که در پردازش داده‎ها روی می‎دهد| مایل‎اند با مشکلات به شیوه‎ای که در ابتدا آموخته‎اند برخورد کنند. آنان این شیوه را| با وجود احتمال عدم تناسب آن با شرایط موجود| شیوه‎ای مناسب برای تمام موقعیت‎ها می‎دانند. اما هم آن لوله‎کش و هم مدیران منابع اطلاعاتی باید جعبه‎ای پر از ابزارها و روش‎های خاص را با خود به این طرف و آن طرف حمل کنند تا در انجام مأموریت‎ها کمکشان کند. هر متخصصی با تسلطی که بر ابزار دارد و با روش‎های بسیار متفاوت و درک نیازهای هر وضعیت خاص است در کارش برجستگی می‎یابد.

مدیریت منابع اطلاعاتی| بیش از حد بر موضوعات فنی متمرکز شده است. حقیقت این است که تغییرات فنی سریع و بسیاری رخ داده که باید سر و سامان داده شوند. توسعه سریع فن‎آوری| اکنون دیگر موضوعی کلیشه‎ای و قدیمی شده است. با این حال| علاوه بر فن‎آوری ما شاهد تحولات بسیاری در مدیریت منابع اطلاعاتی هستیم. که منجر به رقابت بین اولویت‎های مختلف و در نهایت رقابت بین الگوهای مدیریت می‎شود. در این جا سعی خواهیم کرد تصویری از روند تحولات و برخی از تناقض‎هایی که بر مدیریت منابع اطلاعاتی اثر می‎گذارند ارائه دهیم. برای ادارة صحیح منابع اطلاعاتی| تنها یک روش وجود ندارد و می‎توانیم هشت روش یا الگوی مختلف را در مدیریت منابع اطلاعاتی مشخص کنیم:

1.    الگوی رقابت

2.    الگوی همکاری

3.    الگوی ابزار

4.    الگوی خودکار کردن

5.    الگوی برنامه‎ریزی نظام‎مند

6.    الگوی تکامل

7.    الگوی فنی

8.    الگوی انسان‎گرا 

برای نشان دادن تناقض‎ها| این الگوها را در کنار هم و در چهار بعد دسته‎بندی می‎کنیم (تصویر 1):

1.    رابطه سازمان با محیط (الگوهای رقابت – همکاری)

2.    جزء اصلی نظام اطلاعاتی (الگوهای انسان‎گرا – فنی)

3.    نقش نظام اطلاعاتی (الگوهای ابزارا – خودکار کردن)

4.    شیوه توسعه نظام‎های اطلاعاتی (الگوهای تکامل – برنامه‎ریزی نظام‎مند)

اکنون هر یک از این تناقض‎ها را به اختصار بررسی می‎کنیم.

 

رابطة سازمان با محیط

در این قسمت الگوهای رقابت و همکاری فعال هستند. موضوع اصلی یک سازمان نسبت به محیط خود ممکن است رقابت| یا همکاری باشد. الگوی رقابت نظریة کلاسیک اقتصادی است که بر مدیریت منابع اطلاعاتی تأثیر عمیقی دارد. بنابراین این الگو بر الگوی همکاری تفوق دارد و نیازمند قبول مسئولیت موجود در الگوی همکاری نیست. ولی امروزه عوامل بسیاری اهمیت همکاری را افزایش داده‎اند. "کرس" (1991)⁽²⁾ در طرفداری از همکاری بین سازمان‎ها دلایل سنتی زیر را ارائه می‎دهد:

 

o       به کارگیری سرمایه‎گذاری‎های داخلی سازمان

o       تأکید بر شایستگی‎های درونی سازمان

o       استفاده از شایستگی‎های درونی سایر سازمان‎ها

o       کاهش نیازهای سرمایه‎ای

o       توسعه در ارائه محصول

o       دستیابی یا ورود سریع به بازارهای جدید

o       سهیم شدن در منابع کمیاب

o       گسترش مخاطرات و فرصت‎ها

o       بهبود کیفیت و بهره‎وری

o       دستیابی به فن‎آوری‎های جانشین

o       ایجاد رقابت میان توسعه‎دهندگان درون سازمان

o       استفاده از مجموعه وسیع‎تری از استعدادها

o       رضایت مشتری

o       به علاوه در هر همکاری انگیزه‎های زیر دخالت دارند:

o       افزایش توان پیش‎بینی و ادارة امور

o       کسب اعتبار متقابل در بازار

غالباً عوامل مرتبط با منابع اطلاعاتی| برای همکاری در محدودة مدیریت منابع اطلاعاتی انگیزه‎ای عمده به شمار می‎آیند. منبع پرخرجی مثل یک رایانه بزرگ| یا شبکه داده‎ها که باید به اشتراک گذاشته شود| چارة دیگری جز همکاری باقی نمی‎گذارد. همچنین| با استفاده از فن‎آوری اطلاعاتی| از منابع دیگر نیز می‎توان بهره گرفت.

سازمان‎ها در عمل هرگز نمی‎توانند موضع همکاری صرف یا رقابت مطلق را برگزینند| بلکه در وضعیتی بینابینی قرار می‎گیرند. روش معمول مدیران شرکت‎های چند رشته‎ای این است که در حوزه‎ای با همقطارانشان متفق شوند و در حوزه‎ای دیگر به شدت با آن‎ها به رقابت بپردازند.

 

جزء اصلی یک نظام اطلاعاتی

این تناقض در الگوهای فنی و انسان‎گرا آشکار است. بر طبق یک نظریه| نظام اطلاعاتی همواره نتیجة تعامل اجتماعی بین انسان‎ها است. به علاوه| مدت درازی است که مباحث فنی بر مباحث توسعه و استفاده از نظام اطلاعاتی| تفوق یافته است. حقیقت این است که اجزای فنی همواره بیش از اندازه در نظام‎های اطلاعاتی حضور دارند. الگوهای انسان‎گرا و فنی یا بر اهمیت انسان| یا بر اهمیت اجزای فنی (سخت‎افزار و نرم‎افزار)| به ترتیب به عنوان بخش‎هایی از نظام‎های اطلاعاتی تأکید دارند.

امروزه مشکلات مربوط به کاربرد نظام‎های اطلاعاتی به طور فزاینده| ماهیت اجتماعی یا مدیریتی یافته‎اند. مشکلات فنی اغلب کم‎رنگ‎اند و از صحنه محو می‎شوند و به طور قطع می‎توانیم بگوییم که در حال حاضر نقطة  ثقل مشکلات مربوط به فن‎آوری اطلاعات| از مشکلات فنی به مشکلات اجتماعی عمده و در مرحلة بعد به مشکلات مدیریتی منتقل شده است 

الگوی فنی| مناسب‎ترین شیوه برای توسعه‎دهنده یا گرداننده یک نظام اطلاعاتی است. به هر حال| اکثر مردم| به عنوان مدیر یا مشتری با نظام‎های اطلاعاتی در تماس هستند. مشتری دارای دو  نقش فرعی است. در نقش اول| یک مشتری مستقل| واقعی و خودخواسته است (برای مثال| استفادة‎کنندة یک ماشین گویای خودکار). در نقش دوم| یک کارفرما است که در نظام اطلاعاتی به عنوان مشتری برای کارفرمای دیگری ظاهر می‎شود. در این نقش| آزادی و گزینش وجود ندارد. به هر حال| الگوی انسان‎گرا برای انسان در کلیه نقش‎های مختلف| محوریت قائل است.

مشکلات اجتماعی در محدودة مشکلات فنی و مسائل مدیریتی قرار می‎گیرند. گذشته از این| اکنون بسیاری از این مشکلات راه‎حل مناسبی یافته‎اند؛ چرا که استفاده‎کننده‎ها استقلال رأی و امکان انتخاب هر چه بیش‎تر پیدا می‎کنند و از به کار گرفتن رابط‎ها یا محصولاتی با کیفیت نازل امتناع می‎ورزند. به علاوه| مشکلات اجتماعی نظام‎های اطلاعاتی به دلایل زیر| دیگر اهمیت چندانی ندارند:

 

o       توسعه بیش‎تر رابط‎ها کاربر و مهندسی پیشرفته‎تر عوامل انسانی

o       مشارکت کاربران در توسعه نظام‎های اطلاعاتی و تجزیه و تحلیل نیازمندی‎های این نظام‎ها

o       به کار گرفتن مستقیم رایانه توسط کاربر نهایی

در حال حاضر| مشکلات سازمانی برای ما باقی مانده است.

 

نقش نظام‎های اطلاعاتی

سومین تناقض| مربوط به نقش نظام‎های اطلاعاتی در ارتباط با مردم است. الگوی ابزار و خودکار کردن| تضادشان را نشان می‎دهند. پرسش اساسی این است که آیا نظام اطلاعاتی ایده‎آل| نظامی است که خودکار و مستقل باشد| یا باید برای دستیابی به آن نظام اطلاعاتی تلاش کنیم که هیچ استقلالی ندارد و صرفاً افراد را در کارشان پشتیبانی می‎کند؟

هر دو نظام مزایایی دارند: بخش اعظم مراحل پردازش اطلاعات| یعنی کار روزمره و خسته‎کننده‎ای که خوشبختانه می‎توان به ماشین واگذار کرد| استاندارد است. خودکار کردن کل امور| با حذف اشتباهات غیرضروری که انسان معمولاً و به طور گریزناپذیر انجام می‎دهد| قطعاً منجر به صرفه‎جویی وسیع در هزینه‎ها نیز خواهد شد.

نیاز به خلاقیت و توسعه اطلاعات جدید| پشتیبان الگوی ابزار است؛ و این کار را یک رایانه نمی‎تواند انجام دهد. مقارن الگوی خودکار کردن| تصویر جامعه‎ای محکوم به فنا را می‎بینیم – مانند داستان "1994" "جرج اورول"| یعنی یک دیوان‎سالاری قائم به ذات| بدون تماس انسانی.

پس پاسخ را کجا باید یافت؟ درک مناسب‎ترین کار برای انسان| و مناسب‎ترین کار برای رایانه| بسیار سخت است. بسیاری از مشکلات نظام‎های اطلاعاتی نتیجه ضعف برنامه‎ریزی در تقسیم کار و وظایف است. اگر هم برنامه‎ریزی‎ها کامل باشند| هیچگاه اجرای برنامه‎ها آن طور که باید تحقق نیافته است.

این تناقض| مدیریت منابع اطلاعاتی را وادار می‎کند وظایف سازمانی را تجزیه و تحلیل| و دقیقاً تعیین کند که چه وظایفی باید خودکار شود و کدام نشود. این شیوه تا مدت‎ها مادة اصلی یا ا لگوی ارزشمندی در مدیریت بوده ]مثلاً "همراسمیت" و "وایت (1989) ⁽⁴⁾ [؛ اما متأسفانه موقعیت شایسته خود را در مدیریت منابع اطلاعاتی به دست نیاورده است.

مشکلات مربوط به طراحی کار| به ویژه در پیرامون سازمان آشکار می‎شوند. شیوة خودکار کردن تقریباً به طور کامل در داخل سازمان اجرا می‎شود. اما هنوز اغلب ارتباطات خارجی متکی به انسان‎ها است| اگرچه با رایانه سازماندهی شده باشد. بیش‎ترین نیروی بالقوه برای خوکار کردن| در محدودة روابط خارجی سازمان نهفته است.

 

شیوة توسعه نظام‎های اطلاعاتی

تناقض بین الگوی تکامل و الگوی برنامه‎ریزی نظام‎مند| به دو نظریه‎ای که دربارة پیدایش جهان ابراز شده شبیه است: آیا پیدایش جهان به واسطة تکامل تدریجی بود یا به واسطة برنامه‎ریزی نظام‎مند خداوند لایزال؟ و در اینجا| منابع اطلاعاتی یک شرکت چگونه توسعه می‎یابند؟ آیا خود به خود توسعه پیدا می‎کنند یا مخلوق مدیر منابع اطلاعاتی| یا هر مدیر دیگری هستند؟

محققان نظام‎های اطلاعاتی سال‎ها به آفرینش نظام‎ها اعتقاد داشته‎اند. کار مدیریت منابع اطلاعاتی ایجاد فعالانه نظام‎های اطلاعاتی است| و بدون برنامه‎ریزی فعال و دقیق مدیران منابع اطلاعاتی| نظام‎های اطلاعاتی به وجود نمی‎آمدند.

قطعاً در سازمان‎های کوچک و جدید به همین وضعیت برقرار است. اما در بسیاری از سازمان‎های بزرگ‎تر و قدیمی‎تر| نظام‎های اطلاعاتی چنان ابعادی پیدا کرده‎اند که ناچارند به موجودیت خود ادامه بدهند و دیگر تحت کنترل هیچ مدیر خاصی نیستند. به این ترتیب| می‎توان استدلال کرد که نظام‎های اطلاعاتی شبیه به گونه‎های حیوانی هستند؛ یعنی توسعه آنها از طریق تکامل تدریجی است.

نظریه‎ها و الگوهایی نیز در عرصة نظام‎های اطلاعاتی وجود دارند که با این شیوة توسعه| تطبیق پیدا می‎کنند| مثلاً الگو یا نظریة مرحله‎ای "نولاند" (1971) ⁽⁵⁾  و بسیاری نظریه‎های دیگر| که اساسشان بر تکامل تدریجی است| از این واقعیت سرچشمه می‎گیرند که نظام‎های اطلاعاتی توسط استفاده‎کننده‎های مشتاق| و از طریق آزمایش و خطا توسعه یافته‎اند| نه به واسطة برنامه‎ریزی نظام‎مند یک قدرت مرکزی. از این گذشته| این قدرت مرکزی غالباً در مراحل اولیة توسعة شرکت‎های کوچک حضور ندارد.

الگوی تکامل| نیروی محرکة جدیدی را که نتیجة تحقیق وسیع در ویژگی راهبردی نظام‎های اطلاعاتی است| کسب کرده است. به موجب این تحقیق بسیاری از نظام‎های اطلاعاتی راهبردی امروزی در واقع حاصل نظام‎های کاملاً ساده‎اند. نظام‎های اطلاعاتی مثل سرکة ناب توسعه و کمال می‎یابند.

به راحتی می‎توان به این نتیجه رسید که وقتی نظام‎های اطلاعاتی را در یک نمای طولی مطالعه کنیم| حضور الگوی تکامل را همواره مشاهده می‎کنیم. تفوق الگوی برنامه‎ریزی نظام‎مند را تا اندازه‎ای می‎توان به این طریق توجیه کرد که در همة مطالعات انجام شده بر روی نظام‎های اطلاعاتی| غالباً بعد زمان را نادیده گرفته‎اند. این واقعیت که اغلب نیازها و مشکلات آینده از گذشته سرچشمه می‎گیرند| نادیده انگاشته می‎شود.

در تصویر 3| چهار بعد تناقض یکجا به تصویر کشیده شده است. چون در منتهی‎الیه هر بعد| یک مدیر منابع اطلاعاتی می‎تواند قرار گیرد| اگر فقط منتهی‎الیه هر بعد به حساب آورده شود| به 16 (= 2*2*2*2) نمونه از مدیران منابع اطلاعاتی می‎رسیم. وقتی هر جفت از الگوها به قصد مقایسه کنار هم قرار گیرند| یقیناً در این دسته‎بندی‎ها| عدم توازن‎های بسیار به چشم می‎خورد. همچنین| با تحلیلی دقیق‎تر آشکار خواهد شد که الگوهای مدیریت به طور خودکار| الگوهای دیگر را کنار نمی‎گذارند. در واقع| الگوها دارای اهداف مشترک زیر هستند.

 

o       هدف مشترک الگوی تکامل و الگوی فنی را می‎توان در درک مشترک آنها از نوآوری‎ها یافت. آن مدیر منابع اطلاعاتی که پیرو الگوی فنی باشد| در جستجوی نوآوری‎های فنی است. الگوی تکامل نیز به مدیر اطلاعاتی می‎گوید که در پی نوآوری‎ها باشد| ولی نه از جنبة محصولات| بلکه از نقطه‎نظر فرآیندکار.

o       الگوهای فنی و برنامه‎ریزی نظام‎مند در زمینة اهداف کمی و ساختاری با هم توافق دارند. قبول این پیوستگی آسان است؛ روش‎های برنامه‎ریزی نظام‎مند و ساختاری| کاملاً برای برنامه‎ریزی فنی مناسب هستند| و فن‎آوری عملاً طالب اجرای این روش‎هاست.

o       در پردازش اطلاعات| انسان همواره یک عامل بی‎ثبات است که امکان دارد به شیوه‎ای نامنتظر و نامشخص رفتار کند. علت این که الگوی برنامه‎ریزی نظام‎مند و الگوی خودکار کردن در هدف نهایی خودکار کردن کلی پشتیبان یکدیگر هستند| همین است. تنها وقتی که انسان از نظام‎های اطلاعاتی حذف شود می‎توان آن‎ها را نظام‎های کاملاً نظام‎مند و ساختار توصیف کرد.

هر دو الگوی خودکار کردن و همکاری از دو راه متفاوت سعی در ایجاد یکپارچگی در نظام دارند. الگوی خودکار کردن| یکپارچگی را از نقطه‎نظر فنی مطرح می‎کند؛ الگوی همکاری نقطه‎نظر سازمانی و فردی را می‎پذیرد و به مسائل فنی بسیار عمیق نمی‎پردازد.

الگوهای تکامل و همکاری| توسعه نظام‎های اطلاعاتی را فقط یک فرآیند نظام‎مند نمی‎بینند| بلکه از نظر هر دو الگو| توسعه نظام‎های اطلاعاتی فرایندی سرشار از پیشامدهای احتمالی است که هم مخاطرات و هم فرصت‎هایی را ارائه می‎دهد. الگوی همکاری مدعی است که "همکاری" بزرگ‎ترین مانع حرکت نظام‎مند است و یک تصمیم گیرنده نمی‎تواند مراحل کار را طراحی کند| بلکه مراحل کار| همواره نتیجة مذاکرات و تعامل بین – حداقل – دو طرف است. الگوی تکامل در پاسخ به این سؤال که چرا توسعه نظام نمی‎تواند صرفاً نظام مند باشد| دلایل زیرا را ارائه می‎دهد:

1.    پیچیدگی محیط؛

2.    پیچیدگی نظام‎های اطلاعاتی؛

3.    برخورد انفعالی در حرکت‎های فردی و سازمانی در هنگام طرح تغییرات و تحولات؛

4.    محدودیت توان انسانی در عمل نظام‎مند (خردپذیری محدود)؛

5.    مشکلات ارتباطی که در مراحل توسعه و اجرا مطرح می‎شود (عدم تقارن اطلاعاتی).

 هر دو الگوی رقابت و همکاری| ارتباط سازمان‎ها را با بازار کل بررسی می‎کنند: شرکت چگونه باید جایگاه خود را در بازار کل بیابد؟ از آنجا که سایر الگوها به مباحث داخلی حاکم بر سازمان‎ها| توجه بیش‎تری دارند| تمرکز این دو الگو بر مباحث خارجی است. الگوی رقابت| آرمان رقابت را دنبال می‎کند| در حالی که الگوی همکاری در جستجوی امکاناتی برای همکاری است. به هر حال| الگوی همکاری را می‎توان در مباحث بسیاری اعمال کرد؛ مباحثی که در داخل سازمان‎ها یعنی جایی که از رفتار بازاری اثری نمی‎توان یافت| قابل اجرا هستند. بنابراین| محدودة کاربری الگوی همکاری عملاً وسیع‎تر از الگوی رقابت است.

الگوی همکاری| الگوی انسان‎گرا و الگوی رقابت همگی بر اهمیت تأمین نیازهای استفاده‎کننده تأکید دارند؛ الگوی انسان‎گرا کار خود را با پرداختن به نیازهای افراد آغاز می‎کند| و الگوهای رقابت و همکاری اولویت را به نیازهای سازمانی می‎دهند. چنانچه فلسفه وجودی سازمان‎ها| در هر حال و در نهایت| رضایت افراد باشد| اختلاف‎نظر شدید نخواهد بود. می‎توان گفت "هدف اصلی" که باید نیازهایش تأمین شود| در الگوی انسان‎گرا "استفاده‎کننده" و در الگوی همکاری و رقابت| "مشتری" است.

الگوهای ابزار و انسان‎گرا| انسان را در نظام‎های اطلاعاتی در موقعیت اصلی قرار می‎دهند. در جایی که الگوی انسان‎گرا می‎تواند عمل خودکار کردن کل را توجیه کند – چنانچه ملاحظات انسانی به حساب آورده شده باشد – الگوی ابزار بر انسان به عنوان استفاده‎کننده تأکید می‎کند. ما الگوی ابزار را در مبحث یکپارچگی "تأمین نیازهای استفاده‎کننده" وارد نکردیم| چون در الگوی ابزار| عامل خارجی در برنامه‎ریزی و طراحی نظام اطلاعاتی| عملاً وجود ندارد. استفاده‎کننده شخصاً نیازهایش را تجزیه و تحلیل و سپس نظام مناسب را ایجاد یا اختیار می‎کند.

 

سه سناریو برای آیندة مدیریت منابع اطلاعاتی

در دنبالة این مقاله| خود را به جای پژوهشگر آینده خواهیم گذاشت. یکی از متداول‎ترین روش‎هایی که پژوهشگران آینده به کار می‎برند| روش سناریو| و یکی از شیوه‎های استاندارد استفاده از این روش| ساخت سه سناریو برای آینده است؛ سناریوی بی‎طرفی| سناریوی بدبینانه| سناریوی خوش‎بینانه.

بیایید این سه سناریو را در عرصة مدیریت منابع اطلاعات مطرح کنیم. ساخت هر سناریو بر اساس عامل کاملاً ساده‎ای انجام می‎گیرد. ما فرضیاتی دربارة موضوعات زیر مطرح می‎کنیم:

-         توسعه نظام‎ها و فن‎آوری اطلاعات

-         جو درون سازمانی مدیریت نظام‎های اطلاعاتی

-         جو برون سازمانی مدیریت نظام‎های اطلاعاتی

در این قضیه| واژة "خوش‎بینانه" و "بدبینانه" را باید با احتیاط به کار برد. این که ما چگونه به موضوعات می‎نگریم| بستگی به دیدگاه‎های ما دارد. بنابراین| مثلاً وقتی مدیریت منابع اطلاعاتی از طرف بقیه سازمان با اعتراض روبه‎رو می‎شود| این امر چه بسا برای مدیریت منابع اطلاعاتی خوشایند نباشد| در حالی که برای بقیه سازمان مفید است.

ما از روش سناریوها استفاده خواهیم کرد تا روشن کنیم هر یک از الگوهای مدیریت در چه نوع شرایطی قابل استفاده خواهد بود؛ چون در این روش| سناریوهای ساخته شده باید همواره از درون با هم سازگاری داشته باشند.

با سناریوی بی‎طرفی شروع می‎کنیم: همه چیز طبق معمول و بدون هیچ مشکل عمده‎ای به پیش می‎رود.

 

سناریوی بی‎طرفی

اجزای اصلی:

1.         سخت‎افزار و نرم‎افزار به نسبت منفعت/ هزینه| منافع بیش‎تری را حاصل می‎کند| اما نوآوری عمده‎ای وجود ندارد.

2.         حوزه‎های کاربردی جدید و عمده‎ای وجود ندارد| و زمینه‎های کاربردی فعلی به تدریج در هم ادغام می‎شوند.

3.         وظایف روزمره در پردازش اطلاعات| به تدریج از صحنه محو می‎شود و آنچه باقی می‎ماند گروه کوچک متخصصان است.

4.         شرکت‎های صنعتی رشد تدریجی دارند و در سلسله مراتب سازمانی| کاهش شدیدی رخ نمی‎دهد.

5.         رشد اقتصاد کل و نیز توسعه نظام‎ها و فن‎آوری اطلاعاتی کم است.

6.         رقابت در بازار شدید است و سازمان‎ها ناگزیرند پربارتر کار کنند.

اگر این سناریو به واقعیت بپیوندد| هر هشت الگوی مدیریت منابع اطلاعاتی| مثل امروز به رقابت خواهند پرداخت. نمی‎توان انتظار جهش عمده‎ای در هیچ یک از جهات داشت. وقتی دقیق‎تر بنگریم| شاید بتوانیم بعضی گرایش‎ها را مشاهده کنیم. مهم‎ترین گرایش| رشد آگاهی از هزینه‎هاست. فشارهایی که متوجه مدیریت منابع اطلاعاتی است صرفه‎جویی در هزینه‎ها را گریزناپذیر می‎سازد. کلیه حوزه‎های فعالیت که منافعشان محسوس نیست| تصفیه خواهند شد. نظام‎های تخصصی| نظام‎های پشتیبان تصمیم‎گیری‎ها و بسیاری از ابزارهای شخصی مورد حمله قرار می‎گیرند| و این جریان به معنی ایام سختی برای الگوی ابزار| و تماماً به نفع الگوی خودکار کردن است که به آسانی می‎تواند مزایای خود را به اثبات برساند.

فرایند توجه به هزینه/ منفعت| به مفهوم ایام سختی برای الگوی رقابت| که اساس نوید دهندة منافع آتی می‎باشد| نیز هست. در شیوة همکاری| هزینه/ منفعت با سهولت بیش‎تری به دست می‎آید| و به این ترتیب در مدیریت منابع اطلاعاتی| الگوی همکاری برنده خواهد بود.

سطح آموزش نیروی کار بهبود می‎یابد| و یک گروه کوچک‎تر اما مهم‎تر از خبرگان به حمایت کاری خود نیازمند می‎شوند. به هر حال| چون دیگر الگوی ابزار متداول نیست| توجه به پرسش‎ها وسیع‎تر و الگوی انسان‎گرا جایگاهی محوری خواهد یافت.

ماهیت خودبه‎خود هزینه‎ها در الگوی برنامه‎ریزی نظام‎مند| این الگوها را نامطلوب جلوه می‎دهد. دیوان‎سالاری| مورد بررسی دقیق قرار می‎گیرد و برنامه‎ریزی نظام‎مند| دیوان سالارانه در برابر طرح‎های کوچک و سازمان نیافته تسلیم می شود گروه های کوچک کار  که از نظر سازمانی دارای انگیزه و لیاقت‎اند| "گروه‎های ضربتی" را تشکیل می‎دهند که به موضوعات مهم بنا به موردهای خاص| رسیدگی می‎کنند. به این ترتیب الگوی برنامه‎ریزی نظام‎مند در مقابل الگوی تکامل عقب‎نشینی می‎کند. جدول شماره 1 برنده‎ها و بازنده‎های سناریوی بی‎طرفی را نشان می‎دهد.

 

جدول 1. الگوهای برنده و بازنده در سناریوی بی‎طرفی

 

سناریوی بدبینانه

اجزای اصلی:

1.          تولیدکنندگان سخت‎افزار و نرم‎افزار مصرانه به دنبال راه‎حل‎های ابداعی و جدید هستند| هر چند که در عمل ناقص و تکامل نیافته از کار در می‎آیند.

2.          روش‎های جدید و قدیم متفقاً عمل نمی‎کنند و تلفیق آن‎ها مشکل است.

3.          بیکاری مشکل بزرگی است؛ شرکت‎ها کارکنانی را استخدام می‎کنند که به کار عادی خود می‎چسبند و به حداقل دستمزد راضی‎اند.

4.          صنعت در معدود شرکت‎های بزرگ که دیوان‎سالارها را تشکیل می‎دهند متمرکز می‎شود.

5.          تقاضا برای نظام‎ها و خدمات اطلاعاتی به واسطة سیر قهقرایی آنان| به شدت تقلیل می‎یابد.

6.          ورشکستگی‎ها در بخش صنایع| بسیاری از بخش‎های فن‎‎آوری اطلاعاتی (IT) را به سوی انحصار یا انحصار چندگانه می‎کشاند؛ یعنی موقعیتی که در آن| نوآوری‎ها و سایر اقدامات برای افزایش بهره‎وری به ندرت صورت می‎گیرد.

چنانچه سناریوی بدبینانه به واقعیت بپیوندد| نظام‎های اطلاعاتی قدم در موقعیت هرج و مرج صغیر می‎گذارند. سازمان‎های خدماتی سرشار از راه‎حل‎های مناسب و جدید هستند که به علت کمبود اساسی یا به واسطة کیفیت پایین این راه‎حل‎ها و انگیزة ضعیف نیروی کار| در عمل به شکست می‎انجامند. پیشرفت‎های جدیدی که در رشته‎های فنی روی می‎دهد| اما این پیشرفت‎ها در عمل با مشکل روبه‎رو می‎شوند.

دیوان‎سالاری الگوی برنامه‎ریزی نظام‎مند را به یک الگوی غالب بدل می سازد؛ اما جزء نظام مند در بسیاری موارد ساختگی از کار در می‎آید. از طرف دیگر| مدیریت اقتصاد آزاد به عنوان الگوی تکامل برای گروهی از مدیران به یک هنجار بدل می‎شود. از آنجا که کارکنان دارای یک موقعیت حاشیه‎ای هستند| الگوهای انسان‎گرا و ابزار به فراموشی سپرده می‎شوند.

در بازار| معدود شرکت‎هایی آنچنان بزرگ و ثروتمند – هم از نظر مالی و هم از نظر رقابتی – وجود دارند که تصور هر نوع همکاری را ناممکن می‎سازند. به علت عدم همکاری و فقدان توسعه فنی در امکانات اندک یکپارچگی| الگوی خودکار کردن نیز چندان الگوی مطلوبی نخواهد بود. در جدول زیر| برنده‎ها و بازنده‎های سناریوی بدبینانه به طور خلاصه آورده شده‎اند:

 

جدول 2. برنده‎ها و بازنده‎های سناریوی بدبینانه

 

سناریوی خوش‎بینانه

اجزای اصلی:

1.      تولیدکنندگان سخت‎افزار و نرم‎افزار| روند جاری را ناممکن می‎دانند و در جستجوی راه‎حل‎های ابداعی جدید هستند که به نتیجة موفقیت‎آمیزی برسند.

2.      با استفاده از روش‎های جدید به راحتی می‎توان نظام‎های تلفیقی یا یکپارچه را ایجاد کرد.

3.      در سازمان‎ها| تقاضا برای کارکنانی که به خوبی آموزش دیده‎اند| سریعاً افزایش می‎یابد.

4.      شرکت‎ها به واحدهای ابداعی و قابل انعطاف کوچک دسته‎بندی می‎شوند و کنترل و مدیریت مرکزی به حداقل ممکن تنزل می‎یابد.

5.      تقاضا برای انواع محصولات و خدمات مرتبط با نظام‎های اطلاعاتی به سرعت افزایش می‎یابد.

6.      رقابت در بازارها شدت می‎گیرد| حتی هنگامی که صنعت در کل با رشد سریع روبه‎رو می‎شود. شرکت‎های فن‎آوری اطلاعاتی| برای بقای خود علاوه بر منافع ثابت بهره‎وری نیازمند خدمات و راه‎حل‎های ابداعی جدید هستند.

در این سناریو نیز| الگوی فنی برنده است. در واقع| به نظر می‎رسد که این الگو بسیار مقاوم و پایدار است. علاوه بر ابداعات فنی جدید و درخشان| هنر کاربرد عاقلانه عوامل انسانی و سازمانی و رسیدگی به آن‎ها اهمیت پیدا می‎کند. الگوی فنی با الگوهای انسان‎گرا و ابزار نیز هماهنگی می‎یابد.

تحولات محیطی سریع| اجرای برنامه‎ریزی نظام‎مند را دشوارتر می‎سازد؛ کارکنان آموزش دیده و دارای انگیزه به عنوان عوامل تحول عمل می‎کنند و از روند و ساختار رسمی سازمان سبقت می‎گیرند. در واقع| الگوی برنامه ریزی نظام مند زیان می بیند و رسماً از نظرها محو می شود، و الگوی رقابت نیز در برابر الگوهای همکاری عقب‎نشینی می‎کند. جدول شماره 3 بازنده‎ها و برنده‎های آینده‎ای را که در آن سناریوی خوش‎بینانه حاکم است نشان می‎دهد.

 

جدول 3. برنده‎ها و بازنده‎ها در سناریوی خوش‎بینانه

 

این مقاله با نقل قولی از "یان مک نیل" (1980)⁽⁸⁾ و به همان روشی که او کتابش را خاتمه می‎دهد| به پایان می‎رسانیم: "امیدوارم شما و فرزندانتان این بخت را داشته باشید که دوران الگوی صحیح مدیریت منابع اطلاعاتی بسر برید."

 

منابع

1.          Copeland| Duncan G. and James L. McKenney (1988) "Airline Reservations Systems: Lessons from History"In: MIS Quarterly| September/ 88 pp. 353-370.

2.          Course| Hanry J. (1991) "The Power of Partnership". In: The Journal of Business Strategy| November-  December 1991 pp. 4-8

3.          Gibson| Cyrus F. and Richard L.Noland (1974) "Managing the four Stages of EDP growth". In: Harvard Business Review| January – February 1974.

4.          Hamersmith| Richard G. and Roderick E. White (1984) "Manage beyond portfolio analysis". In: Harvard Business Review| 1| pp. 103-109.

5.          Noland| R. (1973) "Managing the Computer Resource: A Stage Hypothesis". In: Communications of The ACM| Vol. 16 No. 7| pp. 399-405.

6.          Noland| R. (1979) "Managing the Crises in Data Processing". In: Harvard Business Review| vol. 2| pp. 115-126.

7.          Suomi| Reima (1990) Organisaatioiden vali tietojarjestelmat. – Espoo: Otakustantamo.

8.          MacNeil| Ian R. (1980) The New Social Contract – An Inquiry into Modern Contractual Relations

9.          Mannermaa| Mika (1991) Evolutionaarinen tulevaisuudentuttkmus. – Helsinki| Finland: Tulevaisuuden tutkimuksen seura| VAPK-kustannus.

10.     Merito| Tarja (1991) Seknaariotyoskentely yrityksen johtamisessa. – Helsinki| Finaland: Tulevaisuuden tutkimuksen seura| VAPK – kustannus.

 

سیستم انبارداری آنلاین سامانه انبارداری سیستم انبارداری سامانه انبارداری آنلاین سیستم انبار سامانه انبار سیستم انبار آنلاین سامانه انبار نرم افزار انبارداری آنلاین نرم افزار انبارداری انبارداری تحت وب سیستم انبار تحت وب سیستم مدیریت چند انبار کاردکس کالا کاردکس کالا در انبار طبقه بندی انبار مدیریت درخواست های PM کدینگ کالا مدیریت درخواست های کاردکس مالی کالا در انبار کاردکس مالی رسید انبار رسید ورود کالا به انبار حواله انبار حواله خروج کالا از انبار درخواست کالا از انبار ثبت درخواست از انبار درخواست خرید کالا ثبت درخواست خرید کالا درخواست بازگشت کالا بازگشت کالا به انبار انتقالی بین انبارها جابجائی کالا بین انبارها رسید انبار مستقیم ثبت کالا در انبار مستقیم موجودی کالا در انبار بروزرسانی خودکار موجودی کالا نقطه سفارش کالا نقطه سفارش نقطه سفارش کالا در انبار سیستم چند انباره مدیریت چند انبار سیستم تحت وب انبار انبار وب بیس حسابداری انبار جانمائی کالا در انبار افتتاح انبار