02188272631   09381006098  
تعداد بازدید : 212
3/10/2023


مدیریت راهبردی و نیازهای اطلاعاتی*

نوشته: ریما سائومی

ترجمه: سیمین بردبار

کارشناس ارشد کتابداری و اطلاعرسانی

 

کلیدواژهها

مدیریت منابع اطلاعاتی        مدیریت نظامهای اطلاعاتی  روشهای مدیریتی 

نیازهای اطلاعاتی                    عرضه و تقاضای اطلاعات    برنامهریزی راهبردی

 

چکیده

جامعة ما با سرعت روزافزونی به سوی اطلاعاتی شدن پیش میرود| در حالی که بهرهدهی بخش اطلاعات آن طور که باید نیست. برداشت نادرست مدیریت راهبردی| یا به عبارت دیگر مدیریت منابع اطلاعاتی| از نقش و ویژگی اطلاعات یکی از علل این ناکارآیی است. تصویری که در این مقاله ارائه میشود از روند تحولات و برخی از تناقضاتی است که بر مدیریت منابع اطلاعاتی اثر میگذارد. برای اداره صحیح منابع اطلاعاتی| شیوهها یا الگوهای مدیریت و تناقضات و مشترکات آنها مشخص میگردد| تا بلکه بتوان به یک الگوی رضایتبخش از مدیرت منابع اطلاعاتی دست یافت. در خاتمه| دربارة نقشی که پژوهشگر آینده در سه سناریوی مدیریت منابع اطلاعاتی در آینده سناریوی بیطرفی| سناریوی بدبینانه و سناریوی خوشبینانه بازی میکند بحث و نتیجهگیری میشود.

میگویند که ما در حال ورود به یک جامعة اطلاعاتی هستیم. در بسیاری از کشورها| بخشی از تولید ناخالص ملی که همواره در حال رشد است در مراحل تولید| انتقال| عمل‎‎آوری ماشینی یا دستی اطلاعات و به عبارت دیگر| پردازش اطلاعات فراهم میشود. به موازات این جریان| با محاسبه سرمایهگذاری عظیمی که در فن آوری اطلاعاتی شده احساس می شود که بهرهدهی بخش اطلاعاتی جامعه آن طور که باید نیست. مبنای نظریهای که در این مقاله ارائه میشود. بر این نگرش است که سهمی از ناکارآیی اطلاعاتی از عقاید نادرست ما دربارة اطلاعات| ارزشها و ویژگیهای آن سرچشمه میگیرد. مدیریت راهبردی برداشت نادرستی از نقش اطلاعات و ویژگی آن داشته است.

 

جامعه با اضافهبار اطلاعاتی

اطلاعاتی شدن جامعة ما منجر به یک اضافهبار اطلاعاتی گردیده است. ارتباط جمعی| واقعیتر از همیشه| احساس میشود: پحش برنامههای رادیویی و تلویزیونی در بسیاری از کشورها آزاد شده و انواع کانالهای کابلی و هوایی به منازل راه یافتهاند. همزمان با این جریان| رادیو و تلویزیونهای محلی نیز نقش مهمی ایفا میکنند. تعداد روزنامههای عمومی نیز افزایش مییابد و ما شاهد گروه بیشمار نشریات تخصصی هستیم که برای مشتریهای گوناگون تهیه میشوند.

دانستنیهای علمی نیز وضعیت مشابهی دارد. دانشگاهها و مؤسسات تحقیقاتی سراسر جهان با سرعتی روزافزون گزارشهای تحقیقی بسیار خود را ارائه میدهند. برای این که تصویر روشنی از واقعیت داشته باشید| کافی است به بخش تهیه مدارک یک کتابخانه که نسخههای رایگان مواد چاپی را دریافت میکند| نظری بیفکنید. میگویند دانشمندان کنونی| هشتاد درصد کل دانشمندانی را که تاکنون زیستهاند تشکیل میدهند. اما چه کسی به تمام این اطلاعات نیاز دارد؟ یا در صورت نیاز| وقت فراگرفتن و استفاده از تمام آنها را دارد؟ بر طبق یک برآورد| تولید اطلاعات در جهان هر سال سی درصد افزایش مییابد؛ در صورتی که نرخ رشد مصرف سالانه فقط سه درصد است. این بدان معناست که قسمت اعظم این افزایش تولید| بیاستفاده میماند.

به سادگی نتیجه میگیریم که این امر از نظر اقتصاد عمومی عاقلانه نیست. اما چه باید کرد؟ یکی از اولین قدمها| درک ماهیت واقعی اطلاعات است. اطلاعات را نمیتوان در چارچوب همان قوانین اقتصادی که حاکم بر فرآوردههای مادی سنتی است| داد و ستد کرد.

بیثباتی در عرضه و تقاضای اطلاعات| مشکلات را به اوج میرساند؛ زیرا مکانیسم کنترلی بین عرضه و تقاضای اطلاعات| آن چنان که در سایر کالاهای عمومی وجود دارد| موجود نیست. میزان اضافه تولید اطلاعاتی نه در انبارها قابل رؤیت است و نه در ترازنامهها| و در این امر در تهیه اطلاعات نیز صادق است. به علاوه| اطلاعات اضافی میتواند زندگی استفادهکننده نهایی را به طور جدی مختل کند. اطلاعات اضافی بیهوده است؛ یک ضربالمثل قدیمی میگوید: "هر که بیشتر میداند بیشتر رنج میبرد".

از آنجا که اطلاعات از بین نمیرود| تولید و توزیع بسیار زیاد آن نیز امکانپذیر میگردد. تا زمانی که در استفاده از اطلاعات| محدودیت قانونی یا محدودیتهای دیگر وجود ندارد| فروشنده پس از هر فروش| باز هم از آن اطلاعات استفاده میکند؛ هر چند با هر بار فروش| ارزش اطلاعات برای فروشندهاش میتواند تقلیل یابد. تهیة اولین نسخه یک مجموعة اطلاعاتی معمولاً گران تمام میشود| و به این دلیل بر اساس قانون طبیعی بازار| این اطلاعات آنقدر مورد داد و ستد قرار میگیرد تا سود نهایی برای نسخههای آخر تقریباً به صفر برسد. مشاهده میشود که چگونه یک داستان ابتدا به عنوان سناریوی یک فیلم سینمایی| بعد یک فیلم ویدیویی| سپس یک کتاب| آنگاه یک کتاب جیبی و در نهایت برای یک کار کمدی فروخته میشود و درآمد حاصل از هر نسخه همواره تنزل مییابد.

به هر حال| بر خلاف محصولات دیگر| اطلاعات هر چه بیشتر مورد استفاده قرار گیرد| غنیتر میگردد. استفاده مداوم از اطلاعات سبب تجلی آرا و مفاهیم جدید و حذف اشتباهات احتمالی در حین استفاده از آن میگردد. اطلاعات درست همچنان که به طور مداوم در جریان است| حفظ میشود و اطلاعات نادرست به سرعت از بازار محو میگردد.

همة اینها گواه بر این است که تولید و توزیع هر چه سریعتر اطلاعات| دلخواه همه است. بر این حقیقت هم باید تأکید کرد که اطلاعات استفاده نشده| اغلب به سرعت رو به زوال میگذارد.

نظریههای مستدل و کلاسیک دربارة تصمیمگیری نظریههایی که متخصصان نظام اطلاعاتی به طور تلویحی یا صراحتاً بر سر آنها توافق دارند بر این فرضیه بنا شدهاند که تصمیمگیران| دادهها را برای نیازهای از پیش مشخص شده گردآوری میکنند.

متأسفانه این فرض در اغلب موارد صادق نیست. هم افراد و هم سازمانها| دادهها را برای رفع نیازهای تعیین نشدة آینده گردآوری میکنند| درست مانند سنجابها که برای زمستان سرد و طولانی| آذوقه جمع میکنند. ولی آذوقة جمع شده| نظیر اطلاعات گردآوری شده| در طول زمستانی طولانی| فراموش میشود.

 

ریشة غریزة دیرینه جمعآوری اطلاعات

یک دلیل مهم برای جمعآوری اطلاعات| ارزش نمادین آن است. اطلاع داشتن موجب شأن و منزلت است| چون که اطلاعات زیاد| نشان از تخصص و دانش صاحبان آن دارد. در عین حال| باید به مردم اطمینان داد که کلیة اطلاعات ارائه شده توسط صاحبان انبوه دادهها| واقعاً بر اساس دادههای آنها تهیه شده است. اگر متخصصان در مصاحبههای تلویزیونی در مقابل قفسههای بزرگ کتاب یا پایانههای رایانهای جدید مینشینند| تصادفی نیست. آنها با استفاده از اطلاعات به عنوان یک نماد| در حقیقت میخواهند بر تخصصشان تأکید کنند. این ارزش نمادین اطلاعات ارتباطی با سودمندی آن ندارد.

ما پذیرفتهایم که محصولات مادی را نه فقط برای سودمندیشان| بلکه برای ارزش نمادینشان یا موقعیتشان خریداری کنیم. ولی این نوع برداشت از اطلاعات هنوز تازه است.

تولید و مصرف اطلاعات| بخصوص در سازمانهای بزرگ به علت وجود دیوانسالاری| بسیار زیاد است. اطلاعات توسط افرادی تهیه و استفاده میشود که هیچ ارتباطی با هم ندارند| و توجه لازم به تهیه آن نیز همواره به طور خود به خود انجام میپذیرد. سازمانهای اجرایی باید در جهتی حرکت کنند که استفادهکننده نهایی بتواند دربارة میزان و کیفیت دادههایی که باید گردآوری یا خریداری شود| تصمیم بگیرد و بر آن مؤثر باشد. چنین تدابیری نه تنها از نظر اقتصاد اطلاعات سودمند خواهد بود| بلکه انگیزة همة کسانی را که در این عرصه کار میکنند افزایش خواهد داد.

گذشته از این| اطلاعات یک کالای محسوس و قابل لمس محسوب نمیشود و تولید| توزیع و مصرف مؤثر آن را نمیتوان پیرو قوانین مشابه قوانین بازار| که بر محصولات مادی حاکم است دانست. استفادهکنندگان باید بهای هر فقره اطلاعات را بپردازند| و ا ین بها را ارزش اطلاعات به دست آمده مشخص میکند. به این طریق| بین عرضه و تقاضای اطلاعات توازن برقرار میشود.

و سرانجام باید یادآور شد که در صحنة رقابت بین شرکتهای جدید| منابع اطلاعاتی نقشی مهم و کلیدی دارند و مدیریت راهبردی را میتوان تا حدود زیادی البته نه به طور مطلق به مدیریت منابع اطلاعاتی تعبیر کرد. مدیریت منابع اطلاعاتی را نیز نمیتوان در درجة دوم اهمیت قرار داد. بیایید درک بهتر از مدیریت منابع اطلاعاتی در همه سطوح اجتماعی کل جامعه| سازمانها و در نهایت تک تک افراد را آرزو کنیم.

 

روشهای گوناگون برای مدیریت صحیح منابع اطلاعاتی

مدیریت منابع اطلاعاتی موضوعی پیچیده و محتاج توجه مداوم است. برای اداره صحیح منابع اطلاعاتی فقط یک راه وجود ندارد و در این راه| لازم است عوامل احتمالی داخلی و خارجی بسیاری را که سازمانها را از یکدیگر متمایز میکنند| به حساب آوریم تا شاید بتوانیم فقط روشهای رضایتبخش و نه لزوماً مطلوب در مدیریت منابع اطلاعاتی را استنتاج کنیم.

چون احتمال زیاد دارد که این نظر مورد اعتراض قرار گیرد| بهتر است در این مرحله از یک مثال استفاده کنیم. تصور کنید به لولهکشی مراجعه کردهاید که برای حل هر مشکلی ابزار و روشهای یکسان به کار میبرد  و مثلاً چه در موردی که از سوراخی آب نشت میکند یا سوپاپ رادیاتوری نیاز به سرویس دارد و چه هنگامی که در خطوط اصلی| باید لولهای تعویض گردد| همواره از چکش بزرگ خود استفاده میکند. من تردید دارم که چنین لولهکشی مراجعان زیادی داشته باشد. هم اکنون برخی از مدیران منابع اطلاعاتی که در شماری از سازمانها مشغول به کار هستند با شیوهای مشابه این لولهکش کار میکنند. مدیران منابع اطلاعاتی اغلب بدون توجه به نوع مشکلات سازمانی که در پردازش دادهها روی میدهد| مایلاند با مشکلات به شیوهای که در ابتدا آموختهاند برخورد کنند. آنان این شیوه را| با وجود احتمال عدم تناسب آن با شرایط موجود| شیوهای مناسب برای تمام موقعیتها میدانند. اما هم آن لولهکش و هم مدیران منابع اطلاعاتی باید جعبهای پر از ابزارها و روشهای خاص را با خود به این طرف و آن طرف حمل کنند تا در انجام مأموریتها کمکشان کند. هر متخصصی با تسلطی که بر ابزار دارد و با روشهای بسیار متفاوت و درک نیازهای هر وضعیت خاص است در کارش برجستگی مییابد.

مدیریت منابع اطلاعاتی| بیش از حد بر موضوعات فنی متمرکز شده است. حقیقت این است که تغییرات فنی سریع و بسیاری رخ داده که باید سر و سامان داده شوند. توسعه سریع فنآوری| اکنون دیگر موضوعی کلیشهای و قدیمی شده است. با این حال| علاوه بر فنآوری ما شاهد تحولات بسیاری در مدیریت منابع اطلاعاتی هستیم. که منجر به رقابت بین اولویتهای مختلف و در نهایت رقابت بین الگوهای مدیریت میشود. در این جا سعی خواهیم کرد تصویری از روند تحولات و برخی از تناقضهایی که بر مدیریت منابع اطلاعاتی اثر میگذارند ارائه دهیم. برای ادارة صحیح منابع اطلاعاتی| تنها یک روش وجود ندارد و میتوانیم هشت روش یا الگوی مختلف را در مدیریت منابع اطلاعاتی مشخص کنیم:

1.    الگوی رقابت

2.    الگوی همکاری

3.    الگوی ابزار

4.    الگوی خودکار کردن

5.    الگوی برنامهریزی نظاممند

6.    الگوی تکامل

7.    الگوی فنی

8.    الگوی انسانگرا 

برای نشان دادن تناقضها| این الگوها را در کنار هم و در چهار بعد دستهبندی میکنیم (تصویر 1):

1.    رابطه سازمان با محیط (الگوهای رقابت همکاری)

2.    جزء اصلی نظام اطلاعاتی (الگوهای انسانگرا فنی)

3.    نقش نظام اطلاعاتی (الگوهای ابزارا خودکار کردن)

4.    شیوه توسعه نظامهای اطلاعاتی (الگوهای تکامل برنامهریزی نظاممند)

اکنون هر یک از این تناقضها را به اختصار بررسی میکنیم.

 

رابطة سازمان با محیط

در این قسمت الگوهای رقابت و همکاری فعال هستند. موضوع اصلی یک سازمان نسبت به محیط خود ممکن است رقابت| یا همکاری باشد. الگوی رقابت نظریة کلاسیک اقتصادی است که بر مدیریت منابع اطلاعاتی تأثیر عمیقی دارد. بنابراین این الگو بر الگوی همکاری تفوق دارد و نیازمند قبول مسئولیت موجود در الگوی همکاری نیست. ولی امروزه عوامل بسیاری اهمیت همکاری را افزایش دادهاند. "کرس" (1991)(2) در طرفداری از همکاری بین سازمانها دلایل سنتی زیر را ارائه میدهد:

 

o       به کارگیری سرمایهگذاریهای داخلی سازمان

o       تأکید بر شایستگیهای درونی سازمان

o       استفاده از شایستگیهای درونی سایر سازمانها

o       کاهش نیازهای سرمایهای

o       توسعه در ارائه محصول

o       دستیابی یا ورود سریع به بازارهای جدید

o       سهیم شدن در منابع کمیاب

o       گسترش مخاطرات و فرصتها

o       بهبود کیفیت و بهرهوری

o       دستیابی به فنآوریهای جانشین

o       ایجاد رقابت میان توسعهدهندگان درون سازمان

o       استفاده از مجموعه وسیعتری از استعدادها

o       رضایت مشتری

o       به علاوه در هر همکاری انگیزههای زیر دخالت دارند:

o       افزایش توان پیشبینی و ادارة امور

o       کسب اعتبار متقابل در بازار

غالباً عوامل مرتبط با منابع اطلاعاتی| برای همکاری در محدودة مدیریت منابع اطلاعاتی انگیزهای عمده به شمار میآیند. منبع پرخرجی مثل یک رایانه بزرگ| یا شبکه دادهها که باید به اشتراک گذاشته شود| چارة دیگری جز همکاری باقی نمیگذارد. همچنین| با استفاده از فنآوری اطلاعاتی| از منابع دیگر نیز میتوان بهره گرفت.

سازمانها در عمل هرگز نمیتوانند موضع همکاری صرف یا رقابت مطلق را برگزینند| بلکه در وضعیتی بینابینی قرار میگیرند. روش معمول مدیران شرکتهای چند رشتهای این است که در حوزهای با همقطارانشان متفق شوند و در حوزهای دیگر به شدت با آنها به رقابت بپردازند.

 

جزء اصلی یک نظام اطلاعاتی

این تناقض در الگوهای فنی و انسانگرا آشکار است. بر طبق یک نظریه| نظام اطلاعاتی همواره نتیجة تعامل اجتماعی بین انسانها است. به علاوه| مدت درازی است که مباحث فنی بر مباحث توسعه و استفاده از نظام اطلاعاتی| تفوق یافته است. حقیقت این است که اجزای فنی همواره بیش از اندازه در نظامهای اطلاعاتی حضور دارند. الگوهای انسانگرا و فنی یا بر اهمیت انسان| یا بر اهمیت اجزای فنی (سختافزار و نرمافزار)| به ترتیب به عنوان بخشهایی از نظامهای اطلاعاتی تأکید دارند.

امروزه مشکلات مربوط به کاربرد نظامهای اطلاعاتی به طور فزاینده| ماهیت اجتماعی یا مدیریتی یافتهاند. مشکلات فنی اغلب کمرنگاند و از صحنه محو میشوند و به طور قطع میتوانیم بگوییم که در حال حاضر نقطة  ثقل مشکلات مربوط به فنآوری اطلاعات| از مشکلات فنی به مشکلات اجتماعی عمده و در مرحلة بعد به مشکلات مدیریتی منتقل شده است 

الگوی فنی| مناسبترین شیوه برای توسعهدهنده یا گرداننده یک نظام اطلاعاتی است. به هر حال| اکثر مردم| به عنوان مدیر یا مشتری با نظامهای اطلاعاتی در تماس هستند. مشتری دارای دو  نقش فرعی است. در نقش اول| یک مشتری مستقل| واقعی و خودخواسته است (برای مثال| استفادةکنندة یک ماشین گویای خودکار). در نقش دوم| یک کارفرما است که در نظام اطلاعاتی به عنوان مشتری برای کارفرمای دیگری ظاهر میشود. در این نقش| آزادی و گزینش وجود ندارد. به هر حال| الگوی انسانگرا برای انسان در کلیه نقشهای مختلف| محوریت قائل است.

مشکلات اجتماعی در محدودة مشکلات فنی و مسائل مدیریتی قرار میگیرند. گذشته از این| اکنون بسیاری از این مشکلات راهحل مناسبی یافتهاند؛ چرا که استفادهکنندهها استقلال رأی و امکان انتخاب هر چه بیشتر پیدا میکنند و از به کار گرفتن رابطها یا محصولاتی با کیفیت نازل امتناع میورزند. به علاوه| مشکلات اجتماعی نظامهای اطلاعاتی به دلایل زیر| دیگر اهمیت چندانی ندارند:

 

o       توسعه بیشتر رابطها کاربر و مهندسی پیشرفتهتر عوامل انسانی

o       مشارکت کاربران در توسعه نظامهای اطلاعاتی و تجزیه و تحلیل نیازمندیهای این نظامها

o       به کار گرفتن مستقیم رایانه توسط کاربر نهایی

در حال حاضر| مشکلات سازمانی برای ما باقی مانده است.

 

نقش نظامهای اطلاعاتی

سومین تناقض| مربوط به نقش نظامهای اطلاعاتی در ارتباط با مردم است. الگوی ابزار و خودکار کردن| تضادشان را نشان میدهند. پرسش اساسی این است که آیا نظام اطلاعاتی ایدهآل| نظامی است که خودکار و مستقل باشد| یا باید برای دستیابی به آن نظام اطلاعاتی تلاش کنیم که هیچ استقلالی ندارد و صرفاً افراد را در کارشان پشتیبانی میکند؟

هر دو نظام مزایایی دارند: بخش اعظم مراحل پردازش اطلاعات| یعنی کار روزمره و خستهکنندهای که خوشبختانه میتوان به ماشین واگذار کرد| استاندارد است. خودکار کردن کل امور| با حذف اشتباهات غیرضروری که انسان معمولاً و به طور گریزناپذیر انجام میدهد| قطعاً منجر به صرفهجویی وسیع در هزینهها نیز خواهد شد.

نیاز به خلاقیت و توسعه اطلاعات جدید| پشتیبان الگوی ابزار است؛ و این کار را یک رایانه نمیتواند انجام دهد. مقارن الگوی خودکار کردن| تصویر جامعهای محکوم به فنا را میبینیم مانند داستان "1994" "جرج اورول"| یعنی یک دیوانسالاری قائم به ذات| بدون تماس انسانی.

پس پاسخ را کجا باید یافت؟ درک مناسبترین کار برای انسان| و مناسبترین کار برای رایانه| بسیار سخت است. بسیاری از مشکلات نظامهای اطلاعاتی نتیجه ضعف برنامهریزی در تقسیم کار و وظایف است. اگر هم برنامهریزیها کامل باشند| هیچگاه اجرای برنامهها آن طور که باید تحقق نیافته است.

این تناقض| مدیریت منابع اطلاعاتی را وادار میکند وظایف سازمانی را تجزیه و تحلیل| و دقیقاً تعیین کند که چه وظایفی باید خودکار شود و کدام نشود. این شیوه تا مدتها مادة اصلی یا ا لگوی ارزشمندی در مدیریت بوده ]مثلاً "همراسمیت" و "وایت (1989) (4) [؛ اما متأسفانه موقعیت شایسته خود را در مدیریت منابع اطلاعاتی به دست نیاورده است.

مشکلات مربوط به طراحی کار| به ویژه در پیرامون سازمان آشکار میشوند. شیوة خودکار کردن تقریباً به طور کامل در داخل سازمان اجرا میشود. اما هنوز اغلب ارتباطات خارجی متکی به انسانها است| اگرچه با رایانه سازماندهی شده باشد. بیشترین نیروی بالقوه برای خوکار کردن| در محدودة روابط خارجی سازمان نهفته است.

 

شیوة توسعه نظامهای اطلاعاتی

تناقض بین الگوی تکامل و الگوی برنامهریزی نظاممند| به دو نظریهای که دربارة پیدایش جهان ابراز شده شبیه است: آیا پیدایش جهان به واسطة تکامل تدریجی بود یا به واسطة برنامهریزی نظاممند خداوند لایزال؟ و در اینجا| منابع اطلاعاتی یک شرکت چگونه توسعه مییابند؟ آیا خود به خود توسعه پیدا میکنند یا مخلوق مدیر منابع اطلاعاتی| یا هر مدیر دیگری هستند؟

محققان نظامهای اطلاعاتی سالها به آفرینش نظامها اعتقاد داشتهاند. کار مدیریت منابع اطلاعاتی ایجاد فعالانه نظامهای اطلاعاتی است| و بدون برنامهریزی فعال و دقیق مدیران منابع اطلاعاتی| نظامهای اطلاعاتی به وجود نمیآمدند.

قطعاً در سازمانهای کوچک و جدید به همین وضعیت برقرار است. اما در بسیاری از سازمانهای بزرگتر و قدیمیتر| نظامهای اطلاعاتی چنان ابعادی پیدا کردهاند که ناچارند به موجودیت خود ادامه بدهند و دیگر تحت کنترل هیچ مدیر خاصی نیستند. به این ترتیب| میتوان استدلال کرد که نظامهای اطلاعاتی شبیه به گونههای حیوانی هستند؛ یعنی توسعه آنها از طریق تکامل تدریجی است.

نظریهها و الگوهایی نیز در عرصة نظامهای اطلاعاتی وجود دارند که با این شیوة توسعه| تطبیق پیدا میکنند| مثلاً الگو یا نظریة مرحلهای "نولاند" (1971) (5)  و بسیاری نظریههای دیگر| که اساسشان بر تکامل تدریجی است| از این واقعیت سرچشمه میگیرند که نظامهای اطلاعاتی توسط استفادهکنندههای مشتاق| و از طریق آزمایش و خطا توسعه یافتهاند| نه به واسطة برنامهریزی نظاممند یک قدرت مرکزی. از این گذشته| این قدرت مرکزی غالباً در مراحل اولیة توسعة شرکتهای کوچک حضور ندارد.

الگوی تکامل| نیروی محرکة جدیدی را که نتیجة تحقیق وسیع در ویژگی راهبردی نظامهای اطلاعاتی است| کسب کرده است. به موجب این تحقیق بسیاری از نظامهای اطلاعاتی راهبردی امروزی در واقع حاصل نظامهای کاملاً سادهاند. نظامهای اطلاعاتی مثل سرکة ناب توسعه و کمال مییابند.

به راحتی میتوان به این نتیجه رسید که وقتی نظامهای اطلاعاتی را در یک نمای طولی مطالعه کنیم| حضور الگوی تکامل را همواره مشاهده میکنیم. تفوق الگوی برنامهریزی نظاممند را تا اندازهای میتوان به این طریق توجیه کرد که در همة مطالعات انجام شده بر روی نظامهای اطلاعاتی| غالباً بعد زمان را نادیده گرفتهاند. این واقعیت که اغلب نیازها و مشکلات آینده از گذشته سرچشمه میگیرند| نادیده انگاشته میشود.

در تصویر 3| چهار بعد تناقض یکجا به تصویر کشیده شده است. چون در منتهیالیه هر بعد| یک مدیر منابع اطلاعاتی میتواند قرار گیرد| اگر فقط منتهیالیه هر بعد به حساب آورده شود| به 16 (= 2*2*2*2) نمونه از مدیران منابع اطلاعاتی میرسیم. وقتی هر جفت از الگوها به قصد مقایسه کنار هم قرار گیرند| یقیناً در این دستهبندیها| عدم توازنهای بسیار به چشم میخورد. همچنین| با تحلیلی دقیقتر آشکار خواهد شد که الگوهای مدیریت به طور خودکار| الگوهای دیگر را کنار نمیگذارند. در واقع| الگوها دارای اهداف مشترک زیر هستند.

 

o       هدف مشترک الگوی تکامل و الگوی فنی را میتوان در درک مشترک آنها از نوآوریها یافت. آن مدیر منابع اطلاعاتی که پیرو الگوی فنی باشد| در جستجوی نوآوریهای فنی است. الگوی تکامل نیز به مدیر اطلاعاتی میگوید که در پی نوآوریها باشد| ولی نه از جنبة محصولات| بلکه از نقطهنظر فرآیندکار.

o       الگوهای فنی و برنامهریزی نظاممند در زمینة اهداف کمی و ساختاری با هم توافق دارند. قبول این پیوستگی آسان است؛ روشهای برنامهریزی نظاممند و ساختاری| کاملاً برای برنامهریزی فنی مناسب هستند| و فنآوری عملاً طالب اجرای این روشهاست.

o       در پردازش اطلاعات| انسان همواره یک عامل بیثبات است که امکان دارد به شیوهای نامنتظر و نامشخص رفتار کند. علت این که الگوی برنامهریزی نظاممند و الگوی خودکار کردن در هدف نهایی خودکار کردن کلی پشتیبان یکدیگر هستند| همین است. تنها وقتی که انسان از نظامهای اطلاعاتی حذف شود میتوان آنها را نظامهای کاملاً نظاممند و ساختار توصیف کرد.

هر دو الگوی خودکار کردن و همکاری از دو راه متفاوت سعی در ایجاد یکپارچگی در نظام دارند. الگوی خودکار کردن| یکپارچگی را از نقطهنظر فنی مطرح میکند؛ الگوی همکاری نقطهنظر سازمانی و فردی را میپذیرد و به مسائل فنی بسیار عمیق نمیپردازد.

الگوهای تکامل و همکاری| توسعه نظامهای اطلاعاتی را فقط یک فرآیند نظاممند نمیبینند| بلکه از نظر هر دو الگو| توسعه نظامهای اطلاعاتی فرایندی سرشار از پیشامدهای احتمالی است که هم مخاطرات و هم فرصتهایی را ارائه میدهد. الگوی همکاری مدعی است که "همکاری" بزرگترین مانع حرکت نظاممند است و یک تصمیم گیرنده نمیتواند مراحل کار را طراحی کند| بلکه مراحل کار| همواره نتیجة مذاکرات و تعامل بین حداقل دو طرف است. الگوی تکامل در پاسخ به این سؤال که چرا توسعه نظام نمیتواند صرفاً نظام مند باشد| دلایل زیرا را ارائه میدهد:

1.    پیچیدگی محیط؛

2.    پیچیدگی نظامهای اطلاعاتی؛

3.    برخورد انفعالی در حرکتهای فردی و سازمانی در هنگام طرح تغییرات و تحولات؛

4.    محدودیت توان انسانی در عمل نظاممند (خردپذیری محدود)؛

5.    مشکلات ارتباطی که در مراحل توسعه و اجرا مطرح میشود (عدم تقارن اطلاعاتی).

 هر دو الگوی رقابت و همکاری| ارتباط سازمانها را با بازار کل بررسی میکنند: شرکت چگونه باید جایگاه خود را در بازار کل بیابد؟ از آنجا که سایر الگوها به مباحث داخلی حاکم بر سازمانها| توجه بیشتری دارند| تمرکز این دو الگو بر مباحث خارجی است. الگوی رقابت| آرمان رقابت را دنبال میکند| در حالی که الگوی همکاری در جستجوی امکاناتی برای همکاری است. به هر حال| الگوی همکاری را میتوان در مباحث بسیاری اعمال کرد؛ مباحثی که در داخل سازمانها یعنی جایی که از رفتار بازاری اثری نمیتوان یافت| قابل اجرا هستند. بنابراین| محدودة کاربری الگوی همکاری عملاً وسیعتر از الگوی رقابت است.

الگوی همکاری| الگوی انسانگرا و الگوی رقابت همگی بر اهمیت تأمین نیازهای استفادهکننده تأکید دارند؛ الگوی انسانگرا کار خود را با پرداختن به نیازهای افراد آغاز میکند| و الگوهای رقابت و همکاری اولویت را به نیازهای سازمانی میدهند. چنانچه فلسفه وجودی سازمانها| در هر حال و در نهایت| رضایت افراد باشد| اختلافنظر شدید نخواهد بود. میتوان گفت "هدف اصلی" که باید نیازهایش تأمین شود| در الگوی انسانگرا "استفادهکننده" و در الگوی همکاری و رقابت| "مشتری" است.

الگوهای ابزار و انسانگرا| انسان را در نظامهای اطلاعاتی در موقعیت اصلی قرار میدهند. در جایی که الگوی انسانگرا میتواند عمل خودکار کردن کل را توجیه کند چنانچه ملاحظات انسانی به حساب آورده شده باشد الگوی ابزار بر انسان به عنوان استفادهکننده تأکید میکند. ما الگوی ابزار را در مبحث یکپارچگی "تأمین نیازهای استفادهکننده" وارد نکردیم| چون در الگوی ابزار| عامل خارجی در برنامهریزی و طراحی نظام اطلاعاتی| عملاً وجود ندارد. استفادهکننده شخصاً نیازهایش را تجزیه و تحلیل و سپس نظام مناسب را ایجاد یا اختیار میکند.

 

سه سناریو برای آیندة مدیریت منابع اطلاعاتی

در دنبالة این مقاله| خود را به جای پژوهشگر آینده خواهیم گذاشت. یکی از متداولترین روشهایی که پژوهشگران آینده به کار میبرند| روش سناریو| و یکی از شیوههای استاندارد استفاده از این روش| ساخت سه سناریو برای آینده است؛ سناریوی بیطرفی| سناریوی بدبینانه| سناریوی خوشبینانه.

بیایید این سه سناریو را در عرصة مدیریت منابع اطلاعات مطرح کنیم. ساخت هر سناریو بر اساس عامل کاملاً سادهای انجام میگیرد. ما فرضیاتی دربارة موضوعات زیر مطرح میکنیم:

-         توسعه نظامها و فنآوری اطلاعات

-         جو درون سازمانی مدیریت نظامهای اطلاعاتی

-         جو برون سازمانی مدیریت نظامهای اطلاعاتی

در این قضیه| واژة "خوشبینانه" و "بدبینانه" را باید با احتیاط به کار برد. این که ما چگونه به موضوعات مینگریم| بستگی به دیدگاههای ما دارد. بنابراین| مثلاً وقتی مدیریت منابع اطلاعاتی از طرف بقیه سازمان با اعتراض روبهرو میشود| این امر چه بسا برای مدیریت منابع اطلاعاتی خوشایند نباشد| در حالی که برای بقیه سازمان مفید است.

ما از روش سناریوها استفاده خواهیم کرد تا روشن کنیم هر یک از الگوهای مدیریت در چه نوع شرایطی قابل استفاده خواهد بود؛ چون در این روش| سناریوهای ساخته شده باید همواره از درون با هم سازگاری داشته باشند.

با سناریوی بیطرفی شروع میکنیم: همه چیز طبق معمول و بدون هیچ مشکل عمدهای به پیش میرود.

 

سناریوی بیطرفی

اجزای اصلی:

1.         سختافزار و نرمافزار به نسبت منفعت/ هزینه| منافع بیشتری را حاصل میکند| اما نوآوری عمدهای وجود ندارد.

2.         حوزههای کاربردی جدید و عمدهای وجود ندارد| و زمینههای کاربردی فعلی به تدریج در هم ادغام میشوند.

3.         وظایف روزمره در پردازش اطلاعات| به تدریج از صحنه محو میشود و آنچه باقی میماند گروه کوچک متخصصان است.

4.         شرکتهای صنعتی رشد تدریجی دارند و در سلسله مراتب سازمانی| کاهش شدیدی رخ نمیدهد.

5.         رشد اقتصاد کل و نیز توسعه نظامها و فنآوری اطلاعاتی کم است.

6.         رقابت در بازار شدید است و سازمانها ناگزیرند پربارتر کار کنند.

اگر این سناریو به واقعیت بپیوندد| هر هشت الگوی مدیریت منابع اطلاعاتی| مثل امروز به رقابت خواهند پرداخت. نمیتوان انتظار جهش عمدهای در هیچ یک از جهات داشت. وقتی دقیقتر بنگریم| شاید بتوانیم بعضی گرایشها را مشاهده کنیم. مهمترین گرایش| رشد آگاهی از هزینههاست. فشارهایی که متوجه مدیریت منابع اطلاعاتی است صرفهجویی در هزینهها را گریزناپذیر میسازد. کلیه حوزههای فعالیت که منافعشان محسوس نیست| تصفیه خواهند شد. نظامهای تخصصی| نظامهای پشتیبان تصمیمگیریها و بسیاری از ابزارهای شخصی مورد حمله قرار میگیرند| و این جریان به معنی ایام سختی برای الگوی ابزار| و تماماً به نفع الگوی خودکار کردن است که به آسانی میتواند مزایای خود را به اثبات برساند.

فرایند توجه به هزینه/ منفعت| به مفهوم ایام سختی برای الگوی رقابت| که اساس نوید دهندة منافع آتی میباشد| نیز هست. در شیوة همکاری| هزینه/ منفعت با سهولت بیشتری به دست میآید| و به این ترتیب در مدیریت منابع اطلاعاتی| الگوی همکاری برنده خواهد بود.

سطح آموزش نیروی کار بهبود مییابد| و یک گروه کوچکتر اما مهمتر از خبرگان به حمایت کاری خود نیازمند میشوند. به هر حال| چون دیگر الگوی ابزار متداول نیست| توجه به پرسشها وسیعتر و الگوی انسانگرا جایگاهی محوری خواهد یافت.

ماهیت خودبهخود هزینهها در الگوی برنامهریزی نظاممند| این الگوها را نامطلوب جلوه میدهد. دیوانسالاری| مورد بررسی دقیق قرار میگیرد و برنامهریزی نظاممند| دیوان سالارانه در برابر طرحهای کوچک و سازمان نیافته تسلیم می شود گروه های کوچک کار  که از نظر سازمانی دارای انگیزه و لیاقتاند| "گروههای ضربتی" را تشکیل میدهند که به موضوعات مهم بنا به موردهای خاص| رسیدگی میکنند. به این ترتیب الگوی برنامهریزی نظاممند در مقابل الگوی تکامل عقبنشینی میکند. جدول شماره 1 برندهها و بازندههای سناریوی بیطرفی را نشان میدهد.

 

جدول 1. الگوهای برنده و بازنده در سناریوی بیطرفی

برندهها

بازندهها

الگوی فنی

الگوی خودکار کردن

الگوی همکاری

الگوی تکامل

الگوی انسان گرا

الگوی ابزار

الگوی رقابت

الگوی برنامهریزی نظاممند

 

سناریوی بدبینانه

اجزای اصلی:

1.          تولیدکنندگان سختافزار و نرمافزار مصرانه به دنبال راهحلهای ابداعی و جدید هستند| هر چند که در عمل ناقص و تکامل نیافته از کار در میآیند.

2.          روشهای جدید و قدیم متفقاً عمل نمیکنند و تلفیق آنها مشکل است.

3.          بیکاری مشکل بزرگی است؛ شرکتها کارکنانی را استخدام میکنند که به کار عادی خود میچسبند و به حداقل دستمزد راضیاند.

4.          صنعت در معدود شرکتهای بزرگ که دیوانسالارها را تشکیل میدهند متمرکز میشود.

5.          تقاضا برای نظامها و خدمات اطلاعاتی به واسطة سیر قهقرایی آنان| به شدت تقلیل مییابد.

6.          ورشکستگیها در بخش صنایع| بسیاری از بخشهای فن‎‎آوری اطلاعاتی (IT) را به سوی انحصار یا انحصار چندگانه میکشاند؛ یعنی موقعیتی که در آن| نوآوریها و سایر اقدامات برای افزایش بهرهوری به ندرت صورت میگیرد.

چنانچه سناریوی بدبینانه به واقعیت بپیوندد| نظامهای اطلاعاتی قدم در موقعیت هرج و مرج صغیر میگذارند. سازمانهای خدماتی سرشار از راهحلهای مناسب و جدید هستند که به علت کمبود اساسی یا به واسطة کیفیت پایین این راهحلها و انگیزة ضعیف نیروی کار| در عمل به شکست میانجامند. پیشرفتهای جدیدی که در رشتههای فنی روی میدهد| اما این پیشرفتها در عمل با مشکل روبهرو میشوند.

دیوانسالاری الگوی برنامهریزی نظاممند را به یک الگوی غالب بدل می سازد؛ اما جزء نظام مند در بسیاری موارد ساختگی از کار در میآید. از طرف دیگر| مدیریت اقتصاد آزاد به عنوان الگوی تکامل برای گروهی از مدیران به یک هنجار بدل میشود. از آنجا که کارکنان دارای یک موقعیت حاشیهای هستند| الگوهای انسانگرا و ابزار به فراموشی سپرده میشوند.

در بازار| معدود شرکتهایی آنچنان بزرگ و ثروتمند هم از نظر مالی و هم از نظر رقابتی وجود دارند که تصور هر نوع همکاری را ناممکن میسازند. به علت عدم همکاری و فقدان توسعه فنی در امکانات اندک یکپارچگی| الگوی خودکار کردن نیز چندان الگوی مطلوبی نخواهد بود. در جدول زیر| برندهها و بازندههای سناریوی بدبینانه به طور خلاصه آورده شدهاند:

 

جدول 2. برندهها و بازندههای سناریوی بدبینانه

برندهها

بازندهها

الگوی فنی

الگوی برنامهریزی نظاممند

الگوی رقابت

الگوی تکامل

الگوی انسانگرا

الگوی همکاری

الگوی ابزار

الگوی خودکار کردن

 

سناریوی خوشبینانه

اجزای اصلی:

1.      تولیدکنندگان سختافزار و نرمافزار| روند جاری را ناممکن میدانند و در جستجوی راهحلهای ابداعی جدید هستند که به نتیجة موفقیتآمیزی برسند.

2.      با استفاده از روشهای جدید به راحتی میتوان نظامهای تلفیقی یا یکپارچه را ایجاد کرد.

3.      در سازمانها| تقاضا برای کارکنانی که به خوبی آموزش دیدهاند| سریعاً افزایش مییابد.

4.      شرکتها به واحدهای ابداعی و قابل انعطاف کوچک دستهبندی میشوند و کنترل و مدیریت مرکزی به حداقل ممکن تنزل مییابد.

5.      تقاضا برای انواع محصولات و خدمات مرتبط با نظامهای اطلاعاتی به سرعت افزایش مییابد.

6.      رقابت در بازارها شدت میگیرد| حتی هنگامی که صنعت در کل با رشد سریع روبهرو میشود. شرکتهای فنآوری اطلاعاتی| برای بقای خود علاوه بر منافع ثابت بهرهوری نیازمند خدمات و راهحلهای ابداعی جدید هستند.

در این سناریو نیز| الگوی فنی برنده است. در واقع| به نظر میرسد که این الگو بسیار مقاوم و پایدار است. علاوه بر ابداعات فنی جدید و درخشان| هنر کاربرد عاقلانه عوامل انسانی و سازمانی و رسیدگی به آنها اهمیت پیدا میکند. الگوی فنی با الگوهای انسانگرا و ابزار نیز هماهنگی مییابد.

تحولات محیطی سریع| اجرای برنامهریزی نظاممند را دشوارتر میسازد؛ کارکنان آموزش دیده و دارای انگیزه به عنوان عوامل تحول عمل میکنند و از روند و ساختار رسمی سازمان سبقت میگیرند. در واقع| الگوی برنامه ریزی نظام مند زیان می بیند و رسماً از نظرها محو می شود، و الگوی رقابت نیز در برابر الگوهای همکاری عقبنشینی میکند. جدول شماره 3 بازندهها و برندههای آیندهای را که در آن سناریوی خوشبینانه حاکم است نشان میدهد.

 

جدول 3. برندهها و بازندهها در سناریوی خوشبینانه

برندهها

بازندهها

الگوی فنی

الگوی انسانگرا

الگوی همکاری

الگوی ابزار

الگوی تکامل

الگوی خودکار کردن

الگوی برنامهریزی نظاممند

الگوی رقابت

 

این مقاله با نقل قولی از "یان مک نیل" (1980)(8) و به همان روشی که او کتابش را خاتمه میدهد| به پایان میرسانیم: "امیدوارم شما و فرزندانتان این بخت را داشته باشید که دوران الگوی صحیح مدیریت منابع اطلاعاتی بسر برید."

 

منابع

1.          Copeland| Duncan G. and James L. McKenney (1988) "Airline Reservations Systems: Lessons from History"In: MIS Quarterly| September/ 88 pp. 353-370.

2.          Course| Hanry J. (1991) "The Power of Partnership". In: The Journal of Business Strategy| November-  December 1991 pp. 4-8

3.          Gibson| Cyrus F. and Richard L.Noland (1974) "Managing the four Stages of EDP growth". In: Harvard Business Review| January – February 1974.

4.          Hamersmith| Richard G. and Roderick E. White (1984) "Manage beyond portfolio analysis". In: Harvard Business Review| 1| pp. 103-109.

5.          Noland| R. (1973) "Managing the Computer Resource: A Stage Hypothesis". In: Communications of The ACM| Vol. 16 No. 7| pp. 399-405.

6.          Noland| R. (1979) "Managing the Crises in Data Processing". In: Harvard Business Review| vol. 2| pp. 115-126.

7.          Suomi| Reima (1990) Organisaatioiden vali tietojarjestelmat. – Espoo: Otakustantamo.

8.          MacNeil| Ian R. (1980) The New Social Contract – An Inquiry into Modern Contractual Relations

9.          Mannermaa| Mika (1991) Evolutionaarinen tulevaisuudentuttkmus. – Helsinki| Finland: Tulevaisuuden tutkimuksen seura| VAPK-kustannus.

10.     Merito| Tarja (1991) Seknaariotyoskentely yrityksen johtamisessa. – Helsinki| Finaland: Tulevaisuuden tutkimuksen seura| VAPK – kustannus.



 



*  Suomi| Reima (1996). "Strategic Management and Information Needs"| New Roles and Challenges for In formation Professionals in the Business Environment.  FID Occasional  Paper. PP. 31-44.

سیستم انبارداری آنلاین سامانه انبارداری سیستم انبارداری سامانه انبارداری آنلاین سیستم انبار سامانه انبار سیستم انبار آنلاین سامانه انبار نرم افزار انبارداری آنلاین نرم افزار انبارداری انبارداری تحت وب سیستم انبار تحت وب سیستم مدیریت چند انبار کاردکس کالا کاردکس کالا در انبار طبقه بندی انبار مدیریت درخواست های PM کدینگ کالا مدیریت درخواست های کاردکس مالی کالا در انبار کاردکس مالی رسید انبار رسید ورود کالا به انبار حواله انبار حواله خروج کالا از انبار درخواست کالا از انبار ثبت درخواست از انبار درخواست خرید کالا ثبت درخواست خرید کالا درخواست بازگشت کالا بازگشت کالا به انبار انتقالی بین انبارها جابجائی کالا بین انبارها رسید انبار مستقیم ثبت کالا در انبار مستقیم موجودی کالا در انبار بروزرسانی خودکار موجودی کالا نقطه سفارش کالا نقطه سفارش نقطه سفارش کالا در انبار سیستم چند انباره مدیریت چند انبار سیستم تحت وب انبار انبار وب بیس حسابداری انبار جانمائی کالا در انبار افتتاح انبار
All Rights Reserved 2022 © OnlineWarehouse.ir
Designed & Developed by BSFE.ir