استفاده از استانداردهای ابرداده‌ای در مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی؛ راهی فراروی آرشیوها و مراکز اطلاعات و مدارک

علیرضا سعادت

 ‌‌چکیده: آرشیوها و مراکز اطلاعات و مدارک تخصصی ادارات دولتی، شرکت‌ها و سازمان‌ها مجموعه‌ای از مدارک کاغذی را در خود جای داده‌اند که افزایش این مدارک و محدودیت‌های مربوط به فضا و نگهداری از یک سو، و قرارگرفتن سازمان‌ها در جریانی رو به سوی دولت الکترونیکی از سوی دیگر، باعث گردیده این مدارک بیش از پیش به قالب‌های الکترونیکی تبدیل شوند و راهبردهای مدیریت و نگهداری آنان در همان راستا تغییر یابد. راهبرد مدیریتی این نوع از منابع اطلاعاتی تحت عنوان «مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی» مطرح است.

مهم‌ترین مسائل در مدیریت این مدارک و رکورد‌ها یکدستی، اعتبار، میان‌کنش‌پذیری، توصیف و بازیابی است که نقش ابرداده‌ها را با توجه به قابلیت‌های آنان در این زمینه‌ها بیش‌تر می‌کند. این مقاله ضمن معرفی استاندارد جهانی مدیریت رکورد‌های الکترونیکی به بحث درباره استانداردهای تدوین‌شده رایج ابرداده‌ای مانند «ئی_جی‌ام‌اس»، «ای‌جی‌ال‌اس»، «جی‌آی‌ال‌اس»‌، و «دی‌سی» می‌پردازد.

کلیدواژه‌ها: مدیریت رکوردهای الکترونیکی، استاندارد ابرداده،‌ «ئی_جی‌ام‌اس»، «ای‌جی‌ال‌اس»، «جی‌آی‌ال‌اس»‌، «دی‌سی»

1. مقدمه
ادارات دولتی، شرکت‌ها، موزه‌ها، کتابخانه‌ها، آرشیوها و مراکز اطلاعات و مدارک، هر یک مخزنی از مدارک را در خود جای داده‌اند. با افزایش حجم این مدارک و محدودیت‌های مربوط به فضا و نگهداری از یک سو، و قرار گرفتن سازمان‌ها در جریانی رو به سوی خدمات اتوماسیون برای رسیدن به مرحله تحقق دولت الکترونیکی از سوی دیگر، باعث گردیده این مدارک بیش از پیش به قالب‌های الکترونیکی درآیند و راهبردهای مدیریت، نگهداری و دسترسی به آنان در همان راستا تغییر یابد. با رشد روزافزون اطلاعات در قالب مدرک و تغییر شکل این مدارک به صورت الکترونیکی، نیاز به راهبردی ساده، مؤثر و انعطاف‌پذیر برای مدیریت بهتر اطلاعات نیز افزایش می‌یابد.
این نوع راهبرد مدیریتی اطلاعات که با عنوان «مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌دی‌آرام)[1] مطرح می‌شود بستری است برای مطالعه و تأمل بر شیوه‌های مدیریت این شکل از اطلاعات. تدوین استانداردها، به‌کارگیری زبان‌های نشانه‌گذاری و برنامه‌های کاربردی وی‍ژه و نهایتاً استفاده از عناصر ابرداده‌ای، از جمله فعالیت‌های موفقیت‌آمیز و امیدوارکننده در این حوزه به شمار می‌آیند. این فرایندهای مدیریتی گاه با عبارت «مدیریت رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌آرام)[2] و گاهی نیز با عبارت «مدیریت مدارک الکترونیکی» (ئی‌دی‌اِم)[3] مطرح می‌گردند که با نگاهی به منابع موجود در این دو زمینه، به اشتراک و همپوشانی آن‌ها پی خواهیم برد.

2. مدیریت رکورد‌ها و مدارک الکترونیکی و ضرورت آن
پیش از هر چیز لازم است به برخی از اصطلاحات در این حوزه اشاره کنیم.

مدرک: اطلاعاتی که بر روی یک رسانه فیزیکی ضبط و ذخیره شده، در یک محیط کاربردی قابل تفسیر است و به عنوان یک واحد در نظر گرفته می‌شود.

مدرک الکترونیکی: مدرکی که در قالب الکترونیکی باشد. نکته قابل توجه آن‌که مدرک الکترونیکی ضرورتاً تنها به مدارک متن‌ـ پایه تهیه‌شده توسط واژه‌پردازها اطلاق نمی‌شود، بلکه مدارکی مثل پیغام‌های پست الکترونیکی، تصاویر گرافیکی، مدارک اچ‌تی‌ام‌ال یا ایکس‌ام‌ال، مدارک چندرسانه‌ای و انواع دیگر مدارک را نیز شامل می‌شود.

رکورد: اطلاعاتی که ایجاد، پذیرفته و نگهداری می‌شود و توسط اشخاص و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

رکورد الکترونیکی: مدرکی الکترونیکی که به صورت یک رکورد قابل اشتراک از مبدأ درآمده است.

 اطلاعات، بنیادی‌ترین نیاز برای هر سازمان به شمار می‌آید و اطلاعات ثبت‌شده همواره نیاز به یک مدیریت مؤثر دارند. مدیریت رکورد‌ها این اطمینان را می‌دهد که اطلاعات به آسانی در دسترس قرار گیرند و همچنین به طور نظام‌مند، در زمانی که دیگر به آن‌ها نیاز نیست از بین بروند. مثلاً حفاظت از رکورد‌های دولتی، این اطمینان را می‌دهد که جامعه استفاده‌کننده از آن بتواند تغییرات سیاسی را در سیر تاریخی دنبال کند و دسترسی به یک منبع مهم را در آینده ممکن می‌سازد.
رشد ارتباطات و داده‌های الکترونیکی‌- از نامه‌های الکترونیکی گرفته تا پایگاه‌های داده‌هاـ چالش جدیدی را به دنبال داشته است، اما می‌توان مدیریت مشابهی (همانند آنچه درمورد مدارک چاپی اعمال می‌شود)، را به کار گرفت. به نظر می‌رسد که مدیریت رکورد‌ها مبنایی اساسی برای رسیدن به مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی (ئی‌دی‌آر‌ام) باشد که بسیاری از سازمان‌ها به دنبال آن هستند.
جامعه نوین انتظار بالایی از دسترس‌پذیری اطلاعات دارد. اکنون مردم انتظار دارند که پاسخ‌های سریع و مؤثری را برای درخواست‌های اطلاعاتیشان دریافت نمایند و توسط دولت‌های موفق و پیشرفته نیز یک خط مشی «دولت باز» دنبال می‌شود (The National Archive of Scotland n.d.).
برای این‌که از موفقیت و اثربخشی فعالیت‌های مدیریت رکورد‌ها مطمئن شویم، باید اصول زیر را در مدیریت رکورد‌ها در نظر بگیریم (Robertson 2005):

    - مشخص نمودن و مدیریت هر گونه ابهام و پیچیدگی،       
 - تأکید بر انطباق و پذیرش[4] 
 - تبیین ملموس و مشهود مزایا و فواید،

       - اولویت بخشیدن برمبنای نیازهای حرفه،

       -کوتاه کردن مسیرها،

       - ارائه یک رهبری نیرومند،

       - کم کردن میزان  مخاطره [5]
 - داشتن ارتباطات گسترده و فراگیر،

        - درنظرداشتن تجارب کاربر مربوطه،

      -  انتخاب کردن اولین طرح به طور خیلی محتاطانه و دقیق.

:در مدیریت رکورد‌های الکترونیکی ما با داده‌های رقمی ‌سروکار داریم و این داده‌ها فرایندی را می‌پیمایند که به آن «چرخه عمر اطلاعات» می‌گویند. این چرخه شامل مراحل زیر است

ایجاد یا فراهم‌آوری اطلاعات. که شامل تولید اولیه و گردآوری اطلاعات، وارد کردن آن‌ها در یک نظام و افزودن نمایه‌هایی به آن منبع اطلاعاتی برای بازیابی بهتر می‌باشد.
استفاده. در این مرحله از چرخه عمر، اطلاعات در دسترس گونه‌های خاصی از کاربران یا گروه‌های تعریف‌شده قرار می‌گیرد و توسط آنان استفاده می‌شود. در اینجا بیش‌تر بحث مدیریت اختیارات و حقوق مطرح می‌شود.
بازنگریی. در طول مراحلی از عمر یک منبع اطلاعاتی، ممکن است آن منبع کنار گذاشته شود یا دیگر قابل استفاده نباشد. بنابراین به منظور اطمینان از این‌که روی‌هم‌رفته نظام اطلاعاتی روزآمد، مناسب و دقیق است، فرایند بازنگری مورد توجه قرار می‌گیرد.
حفاظت. صحت منابع اطلاعاتی مستلزم آن است که با روش‌های پشتیبانی مناسب، حمایت شود و همچنان که فناوری توسعه می‌یابد، سیاست‌های انتقال نیز تغییر کند.
کنارگذاری. به دنبال فرایند بازنگری، منابع اطلاعاتی ممکن است نابود شوند، برای استفاده در آینده بایگانی گردند، یا به یک مخزن دائمی ‌یا درازمدت (بایگانی راکد) منتقل شوند.

3. استانداردهای جهانی مدیریت مدارک و رکورد‌ها
برای اطمینان از این که رکورد‌های ایجاد‌شده یا مورد استفاده قرارگرفته در یک سازمان به طور مطلوبی نگهداری می‌شوند، باید فعالیت‌ها و راهکارهایی را دنبال نمود که مدیریت رکوردها این فعالیت‌ها و راهکارها را برقرار می‌سازد. منابع بسیاری برای کمک به مدیریت مؤثر رکوردها، مدارک و نامه‌ها وجود دارند که امنیت موردنظر را تأمین می‌کنند.
در سال 2001 «استاندارد بین‌المللی مدیریت رکوردها» (ایزو 15489) به طور رسمی تدوین گردید. این استاندارد چندمنظوره، خط‌مشی‌ها و رویه‌های رکوردها را به گونه‌ای استاندارد می‌کند که اطمینان حاصل شود از تمام رکوردها، توجه و حفاظت مناسبی به عمل می‌آید. استاندارد، تدوین خط‌مشی مدیریت رکوردها، طراحی یک برنامه مدیریت رکورد، برقراری رویه‌ها و تعریف ملزوماتی برای برنامه را پوشش می‌دهد. به منظور اطمینان از تدوین یک برنامه مؤثر، این استاندارد مشخص می کند که چگونه برنامه را نظارت کنیم، وارسی دوره‌ای را انجام دهیم و سازمان آن را هدایت کنیم (White-Dollmann 2004). در بحث امنیت
اطلاعات به عنوان یکی از مباحث داغ جاری، استاندارد فنون رمزگذاری فناوری امنیت اطلاعات (ایزو/آی‌ئی‌سی 17799)، به عنوان راهبردی برای مدیریت امنیت اطلاعات، بسیار اهمیت دارد. این استاندارد راهنماها و اصولی را برای ابداع، اجرا، نگهداری و ارتقای مدیریت امنیت اطلاعات در سازمان عرضه می‌کند. همچنین یک راهنمای کلی برای اهداف پذیرفته‌شده رایج در مدیریت امنیت اطلاعات فراهم می‌نماید (Fanning 2005).

4. ابرداده‌ها
در این قسمت ابتدا لازم است به معرفی مفهوم ابرداده و نقش آن در سازماندهی و مدیریت منابع الکترونیکی پرداخته شود. برای ابرداده تعاریف بسیاری آمده که اکثر آن‌ها بر کاربرد آن تکیه دارند و به عبارت دیگر، تعاریفی عملگرا به شمار می‌آیند. یکی از تعاریف جامعی که از ابرداده ارائه شده، تعریفی است که «هینز» پس از ارائه تعاریف مختلف از آن، آورده است:
«ابرداده[6]، داده‌ای است که محتوا، شکل یا خصوصیات یک رکورد داده‌ای یا یک منبع اطلاعاتی را توصیف می‌کند. ابرداده را می‌توان در توصیف منابع کاملاً ساختاریافته، یا اطلاعات ساختارنیافته از قبیل مدارک متنی به کار گرفت. همچنین می‌توان برای توصیف منابع الکترونیکی، داده‌های رقمی (شامل تصاویر رقمی) و مدارک چاپی از قبیل کتاب‌ها، مجلات و گزارش‌ها، مورد استفاده قرار داد. می‌توان آن را در درون یک منبع اطلاعاتی (مانند منابع وب) جای داد یا به طور جداگانه در یک پایگاه اطلاعاتی نگهداری کرد» (Haynes 2004).
به طور خلاصه ابرداده را «داده‌ای برای داده» یا «داده‌ای درباره داده» تعریف می‌کنند. به طوری که در تعریف «هینز» نیز به چشم می‌خورد، ابرداده، خود داده‌ای است که محتوا، نوع، قالب، و ... یک منبع اطلاعاتی که متشکل از مجموعه‌ای از داده‌ها می‌باشد را تعریف و توصیف می‌کند.
مدیریت رکورد‌ها از طریق تنظیم منابع و فراهم‌کردن بررسی خلاصه مذاکرات، نقش مهمی در مستندسازی تصمیمات دولتی ایفا می‌کند. مدیریت رکورد‌ها شامل مدیریت فایل‌های فیزیکی و رکورد‌های الکترونیکی می‌باشد؛ هرچند که آن‌ها محمل رسانه‌ای متفاوتی داشته باشند، اما اکثر فرایندهای مشابه بر روی هر نوع رکوردی اعمال می‌شود. مدیریت خوب رکورد‌ها به ایجاد رکورد‌های درست و صحیح بستگی دارد. این قسمت بر کاربرد ابرداده در مدیریت چرخه عمر رکورد‌ها تأکید می‌کند.
زمانی که رکورد ایجاد یا دریافت می‌شود، به ثبت می‌رسد یا با یک نام معین ذخیره می‌شود. در طول فرایند فراهم‌آوری، ابرداده‌های مربوط به رکورد که شامل تاریخ ایجاد، مالک، تاریخ بازبینی و رده امنیتی آن است، ایجاد می‌گردند.
تعدادی از عناصر داده‌ای که اختصاصاً برای مدیریت رکورد‌ها طراحی شده‌اند، در پروفایل‌های کاربردی ابرداده براساس «دوبلین کور»[7] تعریف شده‌اند. مثلاً «آرشیو ملی انگلستان» به عنوان یک سازمان موفق در اداره رکورد‌های عمومی ‌و دست‌نوشته‌های تاریخی، گروهی از عناصر داده‌ای را اختصاصاً برای مدیریت رکورد‌ها در دولت مرکزی تعریف کرده است. اما این عناصر را می‌توان در یک پروفایل کاربردی عمومی‌تر نیز به کار بست (Public Records Office 2002). این عناصر داده‌ای عبارت‌اند از:

این عناصر حداقل مجموعه مصوب نظام‌های «ئی‌‌‌دی‌آر‌ام» را ارائه می‌دهند که باید قابل پشتیبانی باشند. هرچند این مدیریت منابع الکترونیکی و رقمی‌محدود به این موارد نیست و عناصر ابرداده‌ای دیگری نیز علاوه بر آن‌ها به کار برده می‌شوند.

5. استانداردهای ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی و آرشیوها
استانداردها توافقات مستندی (شامل توضیحات فنی یا دیگر ملاک‌های مختصر و مفید) هستند که به طور یکدست به عنوان قانون، راهنما یا تعریف مشخصات، مورد استفاده قرار می‌گیرند تا مواد، محصولات، فرایندها و خدماتی که برای مقاصد خاصی تعیین گردیده‌اند، معتبر و مورد اعتماد شوند (International Organization for Standardization 2002) .استانداردهای
ابرداده‌ای بنا به نیازهای جوامع مختلف موضوعی و بخش‌های صنعتی و حرفه‌ای گوناگون تدوین می‌گردند. عوامل کلیدی که بر تدوین آن‌ها اثر گذارده‌اند، نیازهای شغلی، گروه‌های استفاده‌کننده، و تاریخچه یا میراث جوامع خاص بوده‌اند (Haynes 2004).
در اینجا برخی از استانداردهای مورد استفاده برای آرشیوها ذکر می‌شوند.

5-1. «دوبلین کور‌»
در سال 1995 نشستی به منظور بحث درباره راه‌های توصیف و فهرست‌نویسی محتوای وب در شهر دوبلین در ایالت اوهایو برگزار گردید. این نشست نهایتاً منتهی شد به تشکیل «بنیاد ابرداده‌ای دوبلین کور»[8]، «سازمانی مخصوص ارتقای سازگاری گسترده استانداردهای ابرداده‌ای میانکنش‌پذیر و توسعه واژگان ابرداده‌ای تخصصی برای توصیف منابعی که استقرار نظام‌های بازیابی هوشمند اطلاعات را ممکن می‌سازند» (DCMI 2004). «دوبلین کور» یکی از پراستفاده‌ترین استانداردهای ابرداده‌ای به شمار می‌آید که تحت استاندارد بین‌المللی «ایزو 15836 (2003)» تعریف شده است. حاصل کار این بنیاد منتهی شد به یک مجموعه 15 عنصری پایه که عبارت‌اند از (DCMI 2004):

ویژگی این عناصر، قابلیت بیان آن‌ها در زبان‌های رایج نشانه‌گذاری (مثل اچ‌تی‌ام‌ال، ایکس‌ام‌ال، و آر‌دی‌اف) می‌باشد. این عناصر، عناصری عمومی‌ و چندمنظوره هستند و می‌توان از آن‌ها در زمینه‌های تخصصی مختلفی استفاده کرد. توسعه‌دهندگان استانداردهای ابرداده‌ای تشخیص دادند که کاربران ممکن است نیازهای خاصی داشته باشند که با طرحواره موجود، پوشش داده نشود. مزیت استفاده از عناصر طرحواره‌های موجود این است که فرصت بیش‌تری برای میانکنش‌پذیری میان برنامه‌های کاربردی که عناصر داده‌ای رایج دارند، به وجود آید. توسعه «ئی- جی‌ام‌اس»[9] در انگلستان نمونه‌ای از یک استاندارد ابرداده‌ای است. برای مثال عنصر ابرداده‌ای egms.status معادلی در «دوبلین کور» ندارد و از این رو می‌توان آن را گسترشی از آن طرحواره در نظر گرفت (UK Office of the e-Envoy 2004).

5-2. استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی
اطلاعات دولتی یکی از کانون‌هایی است که گسترش‌هایی را برای «دوبلین کور» به منظور ایجاد پروفایل‌های کاربردی برای دولت الکترونیکی لازم آورده است. فعالیت دولت‌ها در اینترنت از اواسط 1990 به این امر منتهی شد که ابرداده برای تسهیل اکتشاف منبع، مورد نیاز است تا یافتن اطلاعات را در سایت‌های وب دولتی، برای عموم آسان‌تر سازد.
در سال 2000 «بنیاد ابرداده‌ای دولتی انگلستان»[10] با مرور بازیابی اطلاعات عام در اینترنت، کار خود را آغاز کرد. «واحد فناوری اطلاعات اداری کابینه»[11] (که بعداً «اداره دولت الکترونیکی»[12] شد) یک گروه کاری ابرداده تشکیل داد که به «استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی» (ئی- جی‌ام‌اس) بر مبنای «دوبلین کور» منتهی شد و هم‌اکنون ویرایش سوم آن، 25 عنصر داد‌ه‌ای دارد. این استاندارد از یک ترکیب مشابه «دوبلین کور» استفاده می‌کند و با استفاده از ایکس‌ام‌ال قابل تبین است. (این استاندارد به عنوان ضرورتی برای میانکنش‌پذیری است که در چارچوب میانکنش‌پذیری دولت الکترونیکی (ئی- جی‌آی‌اف)[13] تعریف می‌شود). بسیاری از عناصر داده‌ای را می‌توان مستقیماً در عناصر ابرداده‌ای به دیگر استانداردها (مثل «دوبلین کور»، «جی‌آی‌ال‌اس»، و «ای‌جی‌ال‌اس» تبدیل کرد. استاندارد، پویا است و توسعه آن بنابر تقاضاها و کارکردهای نو، جریان دارد (Office of the e-Envoy 2003).
این استاندارد در آخرین ویرایش خود در سال 2006 دارای 25 عنصر ابرداده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از(UK GOV talk 2006):

5-3. «خدمت مکان‌یاب دولتی اطلاعات»
دولت فدرال ایالات متحده، «خدمت مکان‌یاب دولتی اطلاعات» (جی‌آی‌ال‌اس)[14]را به منظور کمک به مردم برای یافتن اطلاعات از طریق نمایندگی‌های مختلف فدرال، تدوین کرده است. این یک خدمت غیرمتمرکز بر مبنای چندین سایت «جی‌آی‌ال‌اس» دولت فدرال ایالات متحده مشتمل بر رکورد‌های تقریباً 32 نمایندگی فدرال مختلف می‌باشد. این کار براساس «خدمت مکان‌یاب جهانی اطلاعات»[15] با همین سرنام «جی‌آی‌ال‌اس»  بنا گردیده است (McClure| Moen| and Bertot 1999).
عناصر پایه در این استاندارد، 29 عنصر می‌باشند که برخی از آن‌ها بنابر ضرورت و ماهیت عنصر، دارای زیر-عنصرهایی نیز می‌باشند. این عناصر به 7 منظور خاص اختصاص دارند که عبارت‌اند از (DESIRE 1997):

        - عناصر توصیفی پایه،
 - عناصر توصیف موضوع،

      - عناصر قالب و خصیصه‌های فنی،

       - عناصر جزئیات میزبان اداره‌گر،

      - عناصر ابرداده اداره‌گر،

      - عناصر منشأ و منبع،

      - عناصر موارد دسترس‌پذیری و حقوق مؤلف.

5-4. «خدمت مکان‌یاب جهانی اطلاعات»
«جی‌آی‌ال‌اس» برمبنای استاندارد کاوش «ایزو 23950» بوده و شامل مفاهیمی ‌کاملاً قابل درک برای کسانی است که در سراسر دنیا منابع اطلاعاتی را جستجو می‌کنند. این مفاهیم، شامل مفاهیم ‌کتابخانه‌ای (مانند عنوان، پدیدآور، ناشر ، تاریخ و محل) هستند.
یک رکورد مکان‌یاب «جی‌آی‌ال‌اس» در واقع نوعی نسخه دگرگون‌شده از یک رکورد فهرست کتابخانه‌ای است. تأثیر این استاندارد در جستجوی اطلاعات بیش‌تر شامل موارد زیر است:

  - اکتشاف اطلاعات،

  -  برچسب‌گذاری محمل‌های اطلاعاتی،

  -  سازماندهی منابع در وب مانند یک کتابخانه.
عناصر این استاندارد به سه دسته تقسیم می شوند:

1. عناصر «جی‌آی‌ال‌اس» در ثبت‌نام معنایی پایه[16] این عناصر نقش ثبت‌نام معنایی پایه را دنبال می‌کنند و قسمتی از استاندارد «ایزو 11179» (فناوری اطلاعات- اختصاص و استانداردسازی عناصر داده‌ای) را شامل می‌شود. این عناصر مجموعه‌ای از 88 عنصر هستند و سعی شده با عناصر مارک و «دوبلین کور» قابل تطبیق باشد.

2. عناصر «جی‌آی‌ال‌اس» در پروفایل «جی‌آی‌ال‌اس»:‌ مجموع این عناصر 92 عنصر است که در ساختار پروفایل‌های دولتی به کار برده می‌شوند. سعی شده این عناصر نیز با متاتگ‌های مارک آمریکا[17] و «اس‌جی‌ام‌ال» مطابقت داده شوند.

3. عناصر Bib-1: عناصری هستند که توسط نمایندگی حمایت از «زد 50-39»[18] در کتابخانه کنگره آمریکا حمایت می‌شوند. تعداد این عناصر 148 عنصر است و برخی از عناصر آن قابل تطبیق با عناصر مارک آمریکا هستند (GILS n.d.).

5-5. «خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا»
«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا» (ای‌جی‌ال‌اس)[19]یک استاندارد ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی بر روی اینترنت، و براساس «دوبلین کور» می‌باشد. این خدمت در دو بخش با عنوان مجموعه عناصر ابرداده‌ای «ای‌جی‌ال‌اس» منتشر شده و شامل 19 عنصر داده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از:

این عناصر بجز 4 عنصر Availability، Function، Audience و Mandate براساس مجموعه عناصر ابرداده‌ای «دوبلین کور» می‌باشند (National Archives of Australia| 2002).

11. استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی
به عنوان یک دستاورد همکاری بین‌المللی، «شورای بین‌المللی آرشیوها» یک استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی (آیساد (جی))[20] را تدوین کرده که منظور از آن «تعریف و شرح حوزه و محتوای مواد آرشیوی به منظور ارتقای دسترس‌پذیری آن‌ها» است. این استاندارد برای توصیف مواد و مجموعه‌های آرشیوی کاربرد دارد و دارای 26 عنصر داده‌ای است که در استاندارد تعریف می‌شوند. توصیف‌های آرشیوی بر اساس یک مدل توصیف متمایل به بالاترین سطح، سپس ردیف‌ها، سپس رکورد‌ها و در نهایت اقلام، بنا شده‌اند. این استاندارد بیش‌تر به منظور به‌کارگیری در کنار استانداردهای ملی، یا به عنوان زیربنایی برای تدوین استانداردهای ملی برای آرشیوها طراحی شده. به عنوان مثال استاندارد «توصیف کدگذاری مواد آرشیوی» (ئی‌ای‌دی)[21] معبرهایی هم به و هم از «آیساد (جی)» دارد. «ئی‌ای‌دی» توسط کتابخانه کنگره اعمال شده و همان نقشی را برای آرشیوها دارد که مارک برای رکورد‌های کتابشناختی دارد (International Council on Archives 2000).

7. نتیجه
با توجه به توسعه خدمات الکترونیکی دولتی، آرشیوها و اسناد و اطلاعات الکترونیکی به عنوان بخش مهم این فرایند توسعه، نیاز به سازماندهی و مدیریت ویژه در محیط الکترونیکی و مجازی دارند. ابرداده‌ها به عنوان یکی از راهبردهای سازماندهی مدارک رقمی نقش مهمی در این رابطه ایفا می‌کنند که شکل‌گیری استانداردهای بین‌المللی و ملی و رویکرد ساختاری نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی، نشان‌دهنده این اهمیت می‌باشد.
در کشور ما نیز با توجه به حرکت‌ها و فعالیت‌هایی که در جهت شکل‌گیری دولت الکترونیکی صورت گرفته، لازم است با الگو گرفتن از فعالیت‌های انجام‌شده موفق در دیگر نقاط جهان، فعالیت‌های زیربنایی و بنیادین انجام شود که از جمله آن‌ها می‌توان به تدوین استانداردهای ملی برای مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی، طراحی و ساخت نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی با قابلیت میانکنش‌پذیری و توصیف مدرک با پشتیبانی از طرحواره‌های ابرداده‌ای اشاره کرد.

8. منابع

1. DCMI. 2004. Dublin Core Metadata Initiative Overview. http://dublincore.org (accessed Febuary 27| 2005).
2. DESIRE -Development of a European Service for Information on Research and Education-. 1997. A review of metadata: a survey of current resource description formats. http://www.ukoln.ac.uk/metadata/desire/overview/ (accessed September 5| 2006).
3. Fanning| Betsy. 2005. Records| Email| Security Standards. AIIM E-Doc Magazine. 19(5). http://www.aiim.org/article-docrep.asp?ID=30569 (accessed September 5| 2006).
4. GILS. n.d. About - a powerful| new way to find information. http://www.gils.net/about.html ( accessed April 5| 2005).
5. Haynes| David. 2004. Metadata for information management and retrieval. London: Facet Publishing.
6. International Council on Archives. 2000. ISAD(G): General International Standard Archival Description. Adapted by the Committee on Descriptive Standards. Stockholm| 19-22 September 1999| 2^nd ed| Ottawa | International Council on Archive.
7. International Organization for Standardization. 2002. What Are Standards? Geneva| International Organization for Standardization. www.iso.ch/iso/en/aboutiso/introduction/index.html (accessed April 27| 2005).
8. McClure| C.| W. E. Moen & J. C. Bertot. 1999. Descriptive assessment of information policy initiatives: The government information locator service (GILS). Journal of the American Society for Information Science 50(4): 314-330.
9. The National Archive of Scotland. n.d. Records management http://www.nas.gov.uk/recordkeeping/recordsmanagement.asp (accessed November 5| 2005)
10. Office of the e-Envoy. 2003. UK Government: Office of the e-Envoy publishes Latest e-GMS. M2 Presswire (16-May 2003).
11. Public Records Office. 2002. Requirements for electronic records management systems| part 2: Metadata standard. http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002/pdf/requirmentsfinal.pdf (accessed April 2| 2005).
12. Robertson| James. 2005. 10 principles of effective information management. KM column (1 November 2005). http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_effectiveim/index.html (accessed December 5| 2005)
13. UK GOV talk. 2006. E-Government Metadata Standard version 3.1. http://www.govtalk.gov.uk/schemasstandards/metadata_document.asp?docnum=1017 (Accessed September 24| 2006)
14. UK Office of the e-Envoy. 2004. E-Government Metadata Standard. Version 3.0| London: Cabinet Office. http://purl.oclc.org/net/e-gms_s (accessed Jun 24| 2005).
15. White-Dollmann| Mary. 2004. ISO 15489: A tool for records management mergers. Information Management Journal 38(5):

پی‌نوشت‌ها

[1]. Electronic Document and Records Management (EDRM)
[2]. Electronic Records Management (ERM)
[3]. Electronic Document Management (EDM)
[4]. adoption
[5]. risk
[6]. metadata
[7].Dublin Core
[8]. Dublin Core Metadata Initiative (DCMI)
[9]. e-Government Metadata Standard (e-GMS)
[10]. UK government metadata initiative
[11]. The Cabinet Office IT Unit
[12]. Office of the e-Envoy
[13]. e-Government Interoperability Framework (e-GIF)
[14]. Government Information Locator Service (GILS)
[15]. Global Information Locator Service (GILS)
[16]. Basic Semantic Registry
[17]. USMARK
[18]. Z 39.50 Maintenance agency
[19]. Australian Government Locator Service (AGLS)
[20]. General International Standard Archival Description (G-ISAD)
[21]. Encoded Archival Description (EAD)

 

سیستم انبارداری آنلاین سامانه انبارداری سیستم انبارداری سامانه انبارداری آنلاین سیستم انبار سامانه انبار سیستم انبار آنلاین سامانه انبار نرم افزار انبارداری آنلاین نرم افزار انبارداری انبارداری تحت وب سیستم انبار تحت وب سیستم مدیریت چند انبار کاردکس کالا کاردکس کالا در انبار طبقه بندی انبار مدیریت درخواست های PM کدینگ کالا مدیریت درخواست های کاردکس مالی کالا در انبار کاردکس مالی رسید انبار رسید ورود کالا به انبار حواله انبار حواله خروج کالا از انبار درخواست کالا از انبار ثبت درخواست از انبار درخواست خرید کالا ثبت درخواست خرید کالا درخواست بازگشت کالا بازگشت کالا به انبار انتقالی بین انبارها جابجائی کالا بین انبارها رسید انبار مستقیم ثبت کالا در انبار مستقیم موجودی کالا در انبار بروزرسانی خودکار موجودی کالا نقطه سفارش کالا نقطه سفارش نقطه سفارش کالا در انبار سیستم چند انباره مدیریت چند انبار سیستم تحت وب انبار انبار وب بیس حسابداری انبار جانمائی کالا در انبار افتتاح انبار